“We hebben twee van de zes doelen gehaald. De neiging bestaat om nu met het programma op te houden. Wat doet de programmamanager?” Deze vraagstelling legde Lex Peppping woensdag 14 december voor aan de deelnemers van de IPMA kwartaalbijeenkomst Programmamanagement. Met bijna twintig belangstellenden waren we te gast bij de Schiphol group. Het programma is sinds 2002 in de lucht, hoewel dat eigenlijk een verkeerde metafoor is. Het gaat namelijk om een snellere, goedkopere, minder belastende manier van bagageverwerking op Schiphol.

KLM en Schiphol

Lex Pepping schetst in een inleidng de kenmerken van het programma. De twee belangrijkste stakeholders zijn KLM en Schiphol. De leveranciers zijn in projectgroepen, en program board zwaar vertegenwoordigd. De investeringen die met het programma gemoeid zijn, worden goedgekeurd door een sponsorgroep met KLM en Schiphol. Daarin zitten “bagagemensen”. De verrekening van de investeringen vindt plaats door verhoging van de havengelden: niet meteen maar pas na vier jaar. Dat levert altijd gedoe op.

Het programma is gericht op het uitbreiden van bagagecapaciteit, minder vertraagde bagage, betere arbeidsomstandigheden, minder kosten per koffer, hogere productiviteit en robuustere systemen. De eerste twee doelstellingen zijn geslaagd. De andere vier niet. Hoe nu verder?

Geen maatschappelijke effecten in business case

In een disucssie met de groep blijkt dat de organisatie vrij zwaar is: liefst vier programmamanagers (KLM, Schiphol en leveranciers). Daarin zou je kunnen snijden doordat de levering van systemen bijna afgerond is. Er is echter alleen een financiele business case. Daarmee vallen maatschappelijke effecten buiten het zicht (wat wel een opgave is voor KLM en Schiphol).

Gebruik is crux

Tenslotte zijn de deelnemers het eens dat de probleemeigenaar centraal moet staan in de programmaorganisatie. Dat betekent dat de KLM als probleemhebber van arbeidsomstandigheden en productiviteit in eerste instantie het programma trekt met hulp van Schiphol. Nu lijkt het omgekeerd en dat wreekt zich nu de voorzieningen geleverd zijn, maar niet optimaal gebruikt worden. Was een wat vage taak- en verantwoordelijkheidsverdeling tot nu toe opportuun, voor een vervolg lijkt een wat concretere verdeling voor de hand te liggen nu het vooral aankomt op het gebruiken van de spullen. Een taak die van nature in de lijn van organisaties ligt.