Vaak hoor je de vraag stellen: “Wat betekent dat, verantwoordelijk zijn?” Je hoort in dat verband drie uitspraken: “ik ben verantwoordelijk,” “ik voel me verantwoordelijk” en “ik word verantwoordelijk gehouden.” De hieruit resulterende verwarring wordt vaak nog versterkt doordat verantwoordelijkheid vaak breed wordt gezien, in tegenstelling tot de bevoegdheden die vaak smal uitpakken. Dit is een lastig gebied waar veel programmamanagers nogal slordig mee omspringen.
Taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden
Ik heb goede ervaringen met de volgende aanpak. Werk met de onderstaande vragen:
1.Welke taken verricht een persoon? Of wat vind je welke taken deze persoon moet verrichten?
2. Mag hij/zij die taken verrichten? Zo ja, dan moet je evnetueel bevoegdheden regelen
3. Beschrijf daarna het gebied waarvoor jij hem/haar verantwoordelijkheid laat afleggen.
Een voorbeeld: iemand is verantwoordelijk voor het zekerstellen van de resultaten in de regio, dan hoort daarbij de taak van het goedkeuren van het projectplan eventueel vergezeld van de bevoegdheid om dat te mogen. Als in dit voorbeeld een stuurgroep beslist, is het maar net de vraag of de programmamanager uiteindelijk zijn verantwoordelijkheid kan waarmaken.
Niet voelen, maar zijn
Met andere woorden, neem geen genoegen met je verantwoordelijk voelen. Ga na waar je taken liggen, en accepteer pas dat je verantwoordelijk bent als je bevoegdheden ermee corresponderen. Pas dan kan je reëel verantwoording afleggen.