Een functie kan je definiëren als een standaard verzameling van taken, rechten en plichten voor een persoon binnen een bepaald domein, bijvoorbeeld binnen een organisatie. Veel medewerkers worden aangesteld in een functie. Zij kunnen daar rechten aan ontlenen: bijvoorbeeld betaling, opleiding, bescherming tegen ontslag of overplaatsing. Uiteraard zijn aan deze rechten ook plichten verbonden. Het is dus sterk juridisch ingekaderd. Functieomschrijvingen zijn daarmee enerzijds beschermingsmiddelen anderzijds beperkingen om een medewerker te verbieden andere dan de vastgestelde taken te verrichten.

Rollen kunnen daarentegen flexibeler zijn. Zij zijn daarmee afspraken tussen medewerkers van een organisatie (functionarissen) over het verrichten van bepaalde taken met bijbehorende verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Deze rollen zijn in projecten en programma’s tijdelijk. De afspraken zijn geldig zolang dat nuttig en nodig is. Is dat niet het geval, dan vervallen de afspraken.

In programma’s zijn er rollen nodig die door functionarissen van organisaties ingevuld worden. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden kunnen derhalve tijdelijk anders zijn dan in de functie van een medewerker gebruikelijk is. Dat betekent dat de medewerker rol en functie moet scheiden: in het programma doet hij/zij andere dingen dan in de functie. Dat gebeurt tijdens het programma omdat de medewerker niet fulltime in het programma participeert. Dan moet hij/zij telkens switchen tussen rol en functie. Dat gebeurt nog sterker als de medewerker in verschillende programma’s participeert: de rollen kunnen namelijk verschillen. Dit trekt dus een enorme wissel op de flexibiliteit van de medewerker.