“Een forse bezuiniging van 15 percent op het budget bleek een zegening. Opeens was er een enorme druk om alle nieuwe initiatieven en lopende projecten nog eens goed tegen het licht te houden. Daarna hebben we toch de doelen gehaald, maar met minder kosten.”

Creëer schaarste

Walter Daamen werkt nu ruim 10 jaar als extern programmamanager voor diverse organisaties vanuit het bedrijf You-We-I in Amsterdam. Wij spreken met hem over de belangrijkste lessen die hij heeft geleerd bij al die organisaties. De eerste is Creëer schaarste.

(Onder)houd je netwerk

“Ik ga vanaf het begin op zoek naar het relevante netwerk. Ik ga persoonlijk op pad om de stakeholders te spreken. Ik loop me de benen uit het lijf, maar ik wil alle betrokkenen persoonlijk zien. Ik wil over een grote variëteit aan toegangen beschikken om – indien nodig – het programma breed te committeren en besluitvorming te beïnvloeden. Ik vertrouw niet alleen op officiële stuurgroepvergaderingen en notulen. Er is veel meer voor nodig om een programma, in het belang van de organisatie, tot een goed einde te brengen. Daarmee verminder ik de kans dat ik alleen sta voor het belang van het programma. Bi problemen ga ik dan ook vaak op zoek om samen oplossingen te vinden.”

Wees niet bang om te herprogrammeren

Daamen: “Er zijn altijd omstandigheden waardoor je oorspronkelijke ideeën en plannen niet opgaan. Bijvoorbeeld gaan voor ICT-programma’s de technologische ontwikkelingen razend snel. Wat het ene jaar nog een verstandige keuze kan zijn, is een jaar later al achterhaald. Dan moet je je programma kunnen bijstellen. In een programma hadden we daarom bewust pilotprojecten opgezet om onze aannames te testen. Een paar daarvan zijn stopgezet omdat die niet opleverden wat we verwachtten. Inmiddels waren er nieuwe media en mogelijkheden bijgekomen (bijvoorbeeld facebook of YouTube) waarop we vervolgens konden inspelen. Budgettair neutraal of zelfs goedkoper. Daarmee verschaf je jezelf de noodzakelijke flexibiliteit.”

Escaleren zwaktebod

Daamen: “In veel gevallen komt je programma in moeilijkheden omdat managers van lijndirecties of -afdelingen hun afspraken niet nakomen. Dat probleem moet je bij voorkeur niet escaleren naar de opdrachtgever van het programma, dat is een zwaktebod. Hij heeft jou ingehuurd om problemen op te lossen en niet om problemen ter besluitvorming voorgelegd te krijgen. Dus moet je het belang van de oplossing van het probleem verbreden naar een groter aantal managers om te laten zien dat ze er allemaal last van gaan krijgen. Dat zal het commitment aan het programma vergroten en het besef van gezamenlijke verantwoordelijkheid duidelijk maken. Het heeft mij in veel gevallen veel meer geholpen dan het machtswoord van de hoogst geplaatste.”

“Kortom, ” besluit Daamen, “Je hebt geen formele bevoegdheden. Je bent er maar tijdelijk en dus moet je het hebben van je vaardigheid om je netwerk voor jou te laten werken, en daarmee invloed uit te oefenen.”