Essenties van programmamanagement

Kort en bondig vertellen hoe het maken en uitvoeren van een programma gaat, is een gave. Dat heeft Niels van Loon geprobeerd voor elkaar te krijgen in een boekje van 120 pagina’s. Er is geen inhoudsopgave, geen trefwoordregister of een notenapparaat, en dat behoeft ook nauwelijks in het boekje. Wel is er een korte lijst van boeken die meer verdieping geven op de gepresenteerde essenties.

Van Loon presenteert vijf factoren of thema’s die het totaal van programmamanagement omvatten : zingeving, eigenaarschap, aanpak, kernteam en sturing. De factoren worden geconcretiseerd tot vragen die een opdrachtgever en ook programmamanager zichzelf moeten stellen. 

Zingeving beantwoordt waarom-vraag

Het is prettig dat Van Loon met de zingeving begint. Hij  benadrukt dat je geen programma kan opzetten zonder dat je weet waarom je eraan begint. Een visie is het antwoord op de „waarom”-vraag. Hoe aansprekender, hoe gemakkelijker betrokkenen zich verbinden aan de opgave, des te beter het resultaat, schrijft de auteur. Hij benadrukt op verschillende plekken dat je visie en doelstellingen moet hebben, voordat je andere stappen zet. Bovendien moet je de visie verbeelden en niet alleen vertrouwen op woorden gericht op de ontvanger. 

Voor de doelen beveelt Van Loon aan dat deze concreet zijn (baten) en haalbaar:“..om stapsgewijs zichtbaar te maken dat je bezig bent de visie te realiseren, om te laten zien dat delen van de bestelling wordt opgeleverd, is het belangrijk dat je het succes vooraf definieert als een hele serie kleinere successen. Zo kan geloof ontstaan bij mensen, dat het haalbaar is” en verder: ”Succesjes zijn de motor voor veranderingen”, aldus Van Loon.

Eigenaarschap

Vervolgens komt het begrip eigenaarschap aan bod. Een definitie ontbreekt, maar enkele beschrijvingen helpen misschien de lezer wat de auteur bedoelt. Woorden als eigendom voelen, aanspreekbaar zijn, een vraag stellen – geen antwoord geven, verantwoordelijkheid aanvaarden, voorbeeldgedrag laten zien, een vriendelijk woord gebruiken, prettige sfeer creëren, alles bespreekbaar maken. 

Het resultaat van deze factor moet zijn dat de verschillende rollen in het programma zijn bezet.

Aanpak overdenken

Het kiezen van een aanpak, wat vooral de taak van de opdrachtnemer is, is een zaak die volgens Van Loon rustig uitgevoerd moet worden. Hij wijst verschillende keren op ‘kalm aan’: „achteraf had je alles vantevoren kunnen weten” en „Elk vraagstuk verdient zijn eigen aanpak. Stap niet klakkeloos daarin en bedenk vooraf, of het gaat werken.” Ook in deze factor heeft de auteur goede argumenten om niet te snel aan de slag te gaan. 

In de factor Aanpak zijn mijns inziens enkele hoofdstukjes niet passend zoals kwaliteit. Dat is een onderwerp dat in projecten en niet in programma’s past en is dus ook geen zaak die een opdrachtgever van een programma moet behartigen. Hij heeft al veel aan zijn hoofd, en dit moet hij overlaten aan een projectleider die dat dan met de programmamanager regelt. 

Van Loon constateert dat in het opbouwen van het programma geld een dominante kwestie wordt. Hij schrijft: „Een beetje programma is niet helemaal voorspelbaar. Want, als het dat wel zou zijn, is het of een project of een serie activiteiten in de staande organisatie. Dus als het niet helemaal voorspelbaar is, dan kan er iets gebeuren wat je niet hebt voorzien in je budget.” Van Loon vergeet dan dat juist in een programma zaken onzeker zijn. Dan zul je in een programma met veel ruimere marges moeten gaan werken in termen van geld en tijd. Kennelijk heeft hij slechte ervaringen met situaties waarin lijkt dat geld allesoverheersend is. Geld zal een opdrachtgever moeten relativeren.

Essenties voor de niet-opdrachtgever

Vervolgens gaat Van Loon zaken behandelen die mijns inziens niet meer zozeer kwesties voor de opdrachtgever zijn: het gaat dan om stuur op kwaliteit, werk samen, ontwikkel mensen, plan en plen, en bewaak lijstjes. Hier beschrijft de auteur onderwerpen die eerder voor de niet-opdrachtgevers bedoeld is.

Een kernteam naast een programmateam

Verwarrend vind ik dat de auteur komt met een extra constructie, namelijk het kernteam. In eerste instantie denk je dan aan het programmateam, maar dat is niet Van Loon’s bedoeling. Het gaat bij hem om een groep mensen die „zorgen dat het programma een succes wordt.” Zo’n groep omvat niet alleen leden van het programmateam, maar ook personen uit „de kringen van de opdrachtgever en zijn of haar achterban.” Dit lijkt mij een constructie die verschrikkelijk veel verwarring geeft, omdat het volgens Van Loon ook kan gaan om klanten of leveranciers, die vrij moeten zijn om hun werk te kunnen doen. De vraag is dan welk werk en moeten die dan niet met de programmamanager afstemmen ipv met de opdrachtgever. Wellicht bedoelt Van Loon iets anders te verzinnen dan een stuurgroep. Helaas raakt dit van de regen in de drup.

Is Van Loon geslaagd in zijn opgave een kort en bondig boek af te leveren over de Essentie van programmamanagement? Mijns inziens is het hem gelukt in de eerste helft van het boek. Daarna komen er onderwerpen die niet bij de opdrachtgever thuis horen. Jammer dat hij de kern van programmamagement onopvallend schrijft op pagina 89: „Bij een programma is het doel de baas en is de opdrachtgever (net als de opdrachtnemer) dienstbaar aan het doel.” Dit was een mooie uitsmijter geweest.

Essentie van programmamanagement voor opdrachtgeversOok leesbaar voor niet-opdrachtgevers, Niels van Loon,  114 pg, eigen uitgave

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.