Volgend jaar wordt voor veel overheidsprogramma’s het “implementatiejaar”. Dat is het geluid dat je nu bij veel departementen kunt horen. In 2007 zijn er twee programmaministers aangetreden. Daarnaast hebben vele departementen hun nieuwe beleidsinspanningen in de vorm van programma’s gegoten. In 2011 zijn er verkiezingen, dus ligt de vraag voor de hand dat de departementen aan het einde van de regeerperiode willen laten zien wat de opbrengsten zijn.

Reflex is verkiezingen als einddatum te nemen

Voor een groep programmamanagers van het departement van Justitie heeft Dirk-Jan de Bruijn vandaag een verhaal gehouden over het implementeren en uiteindelijk borgen van programma’s. De eerste vraag die daarbij gesteld kan worden: wanneer is een programma nu eigenlijk klaar? Er kan zomaar een reflex bestaan om mei 2011 te nemen als eindpunt. Dan zouden alle programma’s van de rijksoverheid klaar zijn.

Dat lijkt de meeste deelnemers te ver gaan. Natuurlijk is zo’n datum goed om de druk er op te houden, maar een programma is pas klaar “als de nieuwe werkwijzen een normaal onderdeel zijn geworden van het primaire uitvoeringsproces.” Er zijn allemaal redenen te noemen waarom van die situatie pas sprake is na de verkiezingen. Je moet dus nu wel resultaat laten zien, maar tevens van verschillende programma’s constateren dat ze in dezelfde vorm of anders geordend door moeten gaan.

Interventies om te borgen

Dit gezegd zijnde kan je erover gaan nadenken wat je kunt doen om de boven omschreven situatie te bereiken. Dirk-Jan de Bruijn: aantoonbaar commitment van alle managers, managers die erin geloven en met wie je bij gerezen twijfel de dialoog aan moet gaan, dashboards en rapportages van voortgang, benchmarks, veel aandacht en contact met mensen (geen brieven, niet teveel mail), managementcontracten, horizontale en verticale teams. Daarnaast heeft De Bruijn nog twee belangrijke boodschappen:

1. vertaal je visie in de woorden en begrippen van de werkvloer. Die zijn zeker nog veel concreter dan het management in conferenties kan verzinnen. 

2. veranderingen duren, en altijd langer dan je dacht. Houd vol en maak geen nieuw plan als je tegenvallers hebt. Pas dan neem je jezelf serieus.

Minder scheiding programma-lijn

De deelnemers konden deze punten onderschrijven. Zij voegden daar nog aan toe: verminder de scheiding tussen programma en lijn en neem lijnmensen in het programma op, zorg voor wisselgeld (wat wordt een bepaalde organisatie er beter van door mee te doen), blijf geloof in het programma uitstralen, en laat de uitvoerders in hun eigen taal het veranderverhaal vertellen.

Tenslotte is de programmamanager verantwoordelijk voor een behoorlijk einde van een programma. Hij zorgt dat elk resultaat bij overdracht een nieuwe eigenaar heeft. Daar hoort in ieder geval bij de monitoring van de doelen en het gebruik van de nieuw geintroduceerde werkwijzen, instrumenten e.d. Want de programmamanager en zijn team kunnen wel vertrekken, maar de noodzaak om het doel te halen blijft bestaan, maar nu voor de lijnmanagers.