Rapportages op laag niveau

Op de vraag wat doe je nu precies doet, antwoordt de programmamanager: “Ik ben verantwoordelijk voor het goede verloop van de projecten en activiteiten uit het programma en voor de besturing van het programma als geheel.” Zo’n antwoord kan een heleboel lezers op het verkeerde been zetten. Ik moest eraan denken toen ik vandaag een voortgangsrapportage van een programmamanager las. Veel informatie over de projecten en andere activiteiten en bijna niets over de doelen van het programma.


Facts and figures

Dat is nu precies het probleem met het citaat. Veel werk zien programmamanagers in het bijhouden van allerlei facts and figures van de projecten. Daar slaan ze een nietje doorheen, of doen een optelling. Dat gaat naar de stuurgroep en de stuurgroep gaat over alle details die over de projecten gemeld worden, nog eens uitgebreid praten. Of enkele stuurgroepleden gaan met hun blackberry zitten spelen. Dat is ook niet waar duurbetaalde stuurgroepleden zich mee bezig behoren te houden.

De programmamanager moet juist de details van de activiteiten weghouden bij de stuurgroep. Het moet gaan over de mate van doelbereiking en de risico’s en knelpunten die de programmamanager op dat niveau ontmoet. Ook de samenhang met andere programma’s (overlap, witte vlekken, tegenwerkende krachten) dient zij te agenderen. Dat is de echte toegevoegde waarde van de programmamanager. Doet zij dat niet dan krijgt zij terecht de vraag wat ze meer is dan een superprojectleider.

It Takes Two To Tango

Dit wordt ook het thema van een workshop die ik volgende week houd met Betty Nieuwenburg op de PM-parade van 21 april. Onder het motto It Takes Two To Tango gaan we in op de verschillen in de rollen van programmamanager en projectmanager, terwijl ze uiteraard heel goed moeten samenwerken. Daar zit spanning en wrijving.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.