Voor een professionele programmamanager is het volstrekt normaal eens terug te blikken op het programma en te zien waar zij/hij zaken anders had kunnen aanpakken. Tijdens de Twynstra Gudde programmatafel hebben enkele programmamanagers van bedrijven gereflecteerd op hun gemiste kansen in een programma. De inzichten die alle deelnemers opdeden, waren mijns inziens verrassend. Ik noem er slechts een paar.

Wijziging van scope

Ergens tijdens de rit gaat een programmamanager voelen dat het niet goed zit met de scope van het programma. Het programma wordt de programmamanager door een leidinggevende als een klein kamelenneusje: schattig en aaibaar. De bijbehorende tekst is dan: “Ach, je ritst het er gewoon even aan. Het systeem werkt al in drie regio’s, dus die andere twee is een kwestie van copy and paste.” Na een paar weken komt een programmamanager erachter dat dit zo eenvoudig niet ligt. Het dilemma is dan: even wachten tot het beloofde laatste stukje er is of het klaarzittende team naar huis sturen en pas weer beginnen als het laatste stukje ook af is.

De neiging van veel programmamanagers is toch even meegaan met de belofte: ofwel hopen dat het nog goed komt. En als je één keer mee bent gegaan wat doe je dan de volgende keren? De gemiste kans is eigenlijk de eerste keer als je voor het dilemma staat: dan ben je nog geen onderdeel van het probleem, dus dan moet je dapper zijn. Als je die kans mist, is daarna de weg terug duur en moeizaam.

Bokito manager

Het tweede mechanisme is denken dat je alles kan: met het opzetten van je borst wordt de programmamanager de Bokito die brult en misschien slaat. Met veel bombarie ben je als programmamanager op het schild getild. “Jij zult het wel even fixen, wat de lijn niet voor elkaar krijgt,” is dan de bijbehorende tekst. Ook hier speelt in het begin al een dilemma: meegaan met de euforie in je gestreelde ijdelheid of even goed naar de omgeving en de lijn kijken en vragen waarom ze het zelf niet doen. Uiteindelijk is een programma bestemd voor de lijn. Als die het met veel genoegen aan jou overlaat, moet je voorzichtig worden.

Hoewel dit niet klant- of opdrachtgever-vriendelijk is, vinden programmamanagers toch dat je je onafhankelijk moet blijven opstellen: “ik ga niet mee met de Bokito-managers.” De programmamanager trekt zijn eigen lijn en gaat in een gelijkwaardige verhouding met de opdrachtgever na welke hefbomen er zijn om uiteindelijk de lijn verantwoordelijk te maken voor de beoogde verandering: dus niet overnemen en het wel even regelen, maar het probleem laten waar het lag: bij de opdrachtgever en de lijnmanagers. Daar waren de deelnemers het wel over eens.