Gastblog door Björn Prevaas

Onlangs verzorgde ik met een collega onze open training programmamanagement. Met een groep van zo’n 15 deelnemers uit diverse organisaties hebben we de ins en outs van programma’s verkend. Tijdens die bijeenkomst bleek weer eens hoe lastig en weerbarstig het vaak is om de inhoud van een programma goed in kaart te brengen.  Het vergt stevig denkwerk. En vasthoudendheid door geen genoegen te nemen met een ruwe schets. En ja, om met de Belastingdienst te spreken: leuker kunnen we het niet maken, wel iets makkelijker.

Inhoud vóór organisatie

Een gelijksoortige worsteling zie ik bij deelnemers aan trainingen projectmatig werken. Ook daar vinden mensen het vaak moeilijk om te bedenken welke activiteiten ze binnen hun project moeten uitvoeren om het projectresultaat te realiseren en om die activiteiten in een logische structuur of fasering te zetten. Veel interessanter vinden ze het om meteen de ook lastige kwesties over de organisatie van een project of een programma te bediscussiëren. Maar ik ben er toch echt van overtuigd dat inhoud vóór organisatie gaat, en niet andersom. 

Black box tussen inspanningen en doelen

Waardoor is de worsteling over de inhoud van programma’s zo lastig? Vaak lukt het mensen nog wel om vage doelen voor hun programma te beschrijven (minder recidive, grotere bereikbaarheid, grotere klanttevredenheid), en daar iets van inspanningen aan vast te hangen. Hoe die doelen echter gerealiseerd moeten worden, krijgt meestal minder aandacht.

Daarin schuilt dan ook de grote vraag. Bij het beantwoorden van de vraag hoe de doelen bereikt moeten worden stuiten we vaak op een black box tussen inspanningen en doelen. Het ‘gat’ tussen datgene wat gedaan moet worden enerzijds en wat daarmee bereikt kan worden anderzijds lijkt nauwelijks te overbruggen. Dan worden er rapporten of instrumenten ontwikkeld, en die zouden zomaar de recidive met 2% moeten terugdringen.

Het opentrekken van die black box en het maken van een logische en realistische verbinding tussen doelen en inspanningen is een verdraaid taaie klus. Maar het hoort er nu eenmaal bij als je een programma wil uitvoeren dat niet louter uit luchtkastelen bestaat.

Inzichtelijk maken van de black box

Hoe kun je de black box meer inzichtelijk maken en daarmee een realistisch(er) programma opzetten? Hieronder een selectie van mijn tips. 

•    Bedenk wie de doelgroep(en) van het programma is (zijn). Doelen bestaan bij de gratie van doelgroepen. Of beter: bij de gratie van een gewenste gedragsverandering bij die doelgroep. Vraag je af: wat moet er veranderen bij je doelgroep(en) om mijn hoogste doel (minder recidive, grotere klanttevredenheid) voor elkaar te krijgen? Wat moeten ze meer of minder gaan doen? 

•    Formuleer de doelen inclusief de beoogde gedragsverandering bij de doelgroep (bepaalde burgers die minder crimineel gedrag moeten gaan vertonen, bepaalde groepen klanten die meer producten van een zekere soort moeten kopen, etc). Zelden zie ik programma’s waarin doelen en doelgroepen helder aan elkaar gekoppeld zijn.

•    Werk een consistente doelenhiërarchie uit, waarbij lager gelegen doelen bijdragen aan het realiseren van hoger gelegen doelen. Zorg ervoor dat je hiervan een realistische inschatting maakt, met een scherp oog voor oorzaak-gevolg relaties (wat draagt aan wat bij?).

•    Kijk of de doelen substantieel en realistisch worden geëffectueerd door de inspanningen. Zoek de doelen daarbij niet te ver weg van de inspanningen en vraag je af: op welke manier dragen de inspanningen bij aan het realiseren van de doelen (causaliteit)?

Ondanks alles blijft het een taaie klus en is het nog maar de vraag of de veronderstelde causaliteit in de werkelijkheid zal optreden. De black box laten voor wat hij is, lijkt mij echter geen optie.