Het MT van een provincie heeft besloten aan het programmateam een controller toe te voegen die werkzaam blijft bij de afdeling Financiën. Dit is in de ogen van de managers een goed idee om in de gaten te houden of het programma zich wel houdt aan de afgesproken kaders. De controller zal rapporteren aan het managementteam. De trouwe lezer van deze weblogs kan zich voorstellen dat ik me grote zorgen maak over zo’n ingreep. Waarom?

Waakhond

In het team komt een persoon die gestuurd wordt door het managementteam. Je mag aannemen dat de opdrachtgever van het programma in dat managementteam zit. Deze controller werkt dus niet onder leiding van de programmamanager. De overige teamleden doen dat wel. Dat geeft dus al een scheve verhouding.

Ook is de vraag waar de betreffende medewerker op controlt. Alleen de financiën of alle beheers en besturingseisen die aan het programma worden gesteld. Alleen de financiële aspecten zal zeker ook weer een vertekend beeld geven van het programma. Alle aspecten geeft in ieder geval een totaalbeeld. Maar welke loyaliteit zal de controller hebben? Hij zal zeker meer en meer deel van het team worden en misschien niet meer als “spion” van de opdrachtgever gezien willen worden.

Oplossing

De oplossing is mijns inziens tweeërlei. Een controller in een programmateam kan zeker toegevoegde waarde hebben. Maar neem hem in het team op en laat hem onder leiding van de programmamanager werken. Hij adviseert dus de programmamanager en niet de opdrachtgever. Als de opdrachtgever echte control wil, dan moet dat van buiten het programmateam aangestuurd worden. De controller komt dan op gezette tijden bij de programmamanager langs. Hij is geen deel van het programmateam en doet ook andere programma’s en projecten. Bij de afdeling Financiën onderhoudt hij dan zijn vak. Dat geeft een heldere scheiding in rollen en vraagt geen spanning in loyaliteiten.