Gisteren met een directieteam over omgevingsmanagement en programma’s gesproken. Twee eye openers voor de directie: kunnen we zelf wel puntig en inspirerend het doel van het programma onder woorden brengen en vragen we niet teveel van een programmamanager? Twee openhartige vragen die wel essentieel zijn voor het succes van programma’s. 

Vage doelen

De betreffende directieleden realiseerden zich dat zij geneigd zijn de programmamanager met vage en meeslepende doelen op pad te sturen. “Wij formuleren de doelen abstract, zodat we vooral niets missen. Vervolgens vraagt de Raad van Toezicht om een voortgangsbericht. De eerste keer kom je nog weg met de opsomming van een stel activiteiten. Daarna moet je echt iets vertellen.” 

Wij waren het er wel over eens dat je uitgebreide tevredenheidsmetingen kan doen en daarover rapporteren. Het is de vraag of die wel zo efficiënt zijn. Na enig heen en weer gepraat vertelde een directeur van een ervaring die hij met enkele medewerkers had. Ja, dat had je drie jaar geleden niet gezegd, en nu doe je het, zei hij tegen de medewerker. Dat gedrag was nu precies wat de directie voor ogen stond. Conclusie: als dergelijke voorvallen de kern van het programma weergeven, dan vormt de verzameling daarvan de rapportage naar een Raad van Toezicht. Juist dat soort gebeurtenissen kan het begin van je boodschap over de bedoeling en verdere aanpak van het programma zijn.

Omgevingsmanagement 

Vervolgens kwamen we over strategisch omgevingsmanagement te spreken. Wil een programmamanager daar effectief mee omgaan komt er nogal wat bij kijken. Analyse van actoren, van de issues die spelen, identificeren van de belangen en vervolgens via de belangen partijen op een lijn krijgen in en rond het programma. Voeg daarbij dat belangen kunnen veranderen en dat je dat in de gaten moet hebben, dan heb je een enorm pakket werk te pakken. 

Keuze van portfolio

Natuurlijk hoeft de programmamanager deze vaardigheden niet altijd zelf in huis te hebben. Hij/zij kan het ook in het team organiseren, tenslotte. Toch blijft het beeld hangen dat een directie veel van de programmamanagers vraagt, wil men de opgaven serieus aanpakken. Terechte vraag is dan altijd: hebben onze mensen wel de capaciteiten die we van hen vragen. Als het antwoord negatief is, betekent dat ook een nog strengere selectie op het aantal opgaven dat echt als een programma aangepakt kan worden. In het kader van portfoliomanagement gaan we daar een paar weken over verder. “Life is all about priorities.”