De collega’s Eric Spaans, Gemma van der Ploeg en Ralf Resink hebben het boek met de interessante titel Hoe richt je een zwerm? uitgebracht. Het geeft de lezer een manier om effectief en efficiënt complexe vraagstukken te hanteren. Het is grappig dat ik dit boek in handen kreeg, nadat ik in mijn vorige blog het onderscheid had gemaakt tussen ingewikkeld en complex op basis van het gedachtegoed van David Snowden..

Ingewikkelde opgaven het domein van de projectmanager

Spaans cs sluiten geheel aan bij de definitie van David Snowden over complexiteit. Zij vinden ingewikkelde opgaven het domein van de projectmanager en de complexe opgaven dat van de procesbegeleider. Ik ben geneigd die conclusie niet te trekken omdat ik beide contexten geschikt vind voor programmamanagers. Dat neemt niet weg dat de programmamanager erg veel baat kan hebben bij het boek van Spaans cs en dat het begin van een programma heel goed een proces kan zijn. Namelijk op het moment dat in het boek gesteld wordt dat het gaat om een gemeenschappelijke ambitie, doel of “toekomstperspectief” denk ik dat programmamanagement aan de orde kan zijn.

Zes stappen

Terecht zijn de auteurs zeer optimistisch over hun eigen aanpak ten opzichte van andere aanpakken. Dat blijkt uit de ondertitel van hun boek: een eenvoudige aanpak voor complexe vraagstukken. Hoe eenvoudig is het? Voor een complex vraagstuk moet je toch weer zes stappen zetten: 1. initiëren: bestaat uit het creëren van het bewustzijn dat niemand het vraagstuk alleen aan kan; 2. het netwerk bijeen krijgen: een zware klus omdat je alle betrokkenen – als je ze allemaal met de juiste personen op hetzelfde moment op dezelfde plek bij elkaar kan krijgen – moet verleiden tot het onderschrijven van één missie, waarmee eigenaarschap ontstaat voor het erna volgend proces (hetzelfde dus als een gezamenlijke Ambitie formuleren in een Program Canvas); 3. een route uitstippelen (lijkt op planning); 4. een doorbraak realiseren; 5. de acties uitvoeren en 6. de zwerm in de lucht houden. De laatste twee stappen gaan volgens de auteurs “vanzelf als de eerste vier stappen optimaal zijn gezet”. Een structuur als een programmabureau verwerpen zij, maar “het is wel belangrijk dat een of meerdere partijen zich verantwoordelijk voelen voor om regelmatig terugkerende ontmoetingen te blijven organiseren.”

Spanning tussen mooie opgave en taaie voortgang

In deze opvatting zie je de spanning tussen het aantrekkelijke van met elkaar een wenkend vooruitzicht op te stellen en vervolgens het taaie werken aan allerlei acties die op de een of andere manier tot stand moeten komen. Dat een programmamanager daarvoor de betrokken partijen een hulpstructuur laat maken (een programmabureau of -team of -netwerk) is inderdaad traditioneel. Juist in de uitvoering en het vasthouden van de opgave zonder in alle richtingen uit te zwermen zit het moeilijke van deze aanpakken, dus er zal bij tijd en wijle een strenge persoon moeten zijn die de grenzen en de gemaakte afspraken bewaakt. Dat erkennen de auteurs wel maar dan moet het een initiatiefgroep heten ondersteund door een planningsgroep.

Dat neemt niet weg dat het boek talrijke nuttige en goed uitgewerkte tips heeft om creatief en open om te gaan met alle partijen die je in je klus weet te verzamelen. Bruikbaar mijns inziens voor projecten, programma’s en processen. Nogal kort door de bocht concluderen zij dat programmamanagement niet past omdat de doelen te bewegelijk zouden zijn en uitgebreid plannen niet mogelijk vanwege de dynamiek van de veranderende context. Waarom niet? Wie heeft gezegd dat plannen in beton gegoten zijn en dat doelen onderweg niet kunnen veranderen?

Veel tijd, veel betrokkenen en geen stuurgroepen

Ik zou zeggen: neem de onnodige profilering van de eigen aanpak van de auteurs voor lief en doe je voordeel met allerlei nuttige suggesties voor een ingewikkeld programma vanuit een complexe opgave waar je niet huivert voor het nemen van tijd, veel betrokkenen en geen stuurgroepen.

Eric Spaans, Gemma van der Ploeg en Rolf Resink, Hoe richt je een zwerm? Een eenvoudige aanpak voor complexe vraagstukken, Van Duuren Management, 2016