Zeven hoofdregels

Managers zijn van het type “Grote stappen, snel thuis.” Zij roepen dus dat ze programma’s gaan doen, stellen een programmamanager aan en gaan door naar het volgende agendapunt. Ik merk dat ze later bij me komen en dan verbaasd zijn over de traagheid waarmee hun besluit wordt uitgevoerd.

Dapper

Een dergelijk besluit nemen klinkt wel dapper, maar heeft consequenties die je op de koop toe moet nemen. Programma’s doen is namelijk een werkwijze of spel dat uitgaat van de wil van de organisatie om op een andere manier dan gebruikelijk samen te werken: het is een horizontaal spel tussen partners die rollen vervullen. Ook bestaat er bereidheid afspraken te maken over rollen en taken die verder niet formeel vastgelegd behoeven te worden. Voor een managementteam van een departement leidde deze opvatting ertoe dat zij zeven hoofdregels hebben afgesproken.

Samenhang

1. Bij elk project of activiteit moet je je in eerste instantie afvragen: welk doel van de organisatie komt hiermee dichterbij en welke samenhang bestaat er met andere doelen? Tot nu toe werd elke activiteit geïsoleerd bekeken, nu staat de bijdrage aan de gezamenlijke doelen voorop. Die toets vindt regelmatig plaats, en niet alleen één keer aan het begin van het programma.

2. Een doel is een gewenste situatie (bv. meer werkgelegenheid voor jongeren) en geen projectresultaat (bv. een vouchersysteem voor jongeren). Doelen gaan over het beleidsveld van een overheid of over de eigen interne organisatie.

3. Programmamanagement draait om het bereiken van doelen door middel van samenhangende resultaten en bijbehorende middelen. De doelen betreffen de gehele organisatie, en niet alleen één afzonderlijke directie.

4. Vervolgens moet de manager (directeur, programmamanager) zich bij een programma afvragen of de resultaten voldoende zijn om het doel te bereiken, of het resultaat goed gepland en uitgevoerd wordt en of de middelen voldoende zijn om het resultaat te bereiken. De samenhang tussen resultaten is af te leiden uit de doelen.

 

Opdrachtgever

5. In principe is de directeur van een van de diensten of directies opdrachtgever van de projecten in een programma. Daar vindt de sturing op resultaat, tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie plaats. Sturing betekent ook bijstellen van plannen: nu verloopt dat mondeling en impliciet. In programmamanagement worden de bijsturingsmaatregelen schriftelijk vastgelegd.

6. De eindverantwoordelijke directeur is de opdrachtgever van programma’s. Daar vindt sturing op doelen, bijdragende projecten, tempo, risico’s en haalbaarheid plaats. Het MT is de plek waar gemeenschappelijk wordt gediscussieerd over de doelen en de noodzakelijke projecten en andere activiteiten. De programmamanager brengt beslispunten over doelen, inspanningen en middelen in het MT in. Het MT is als geheel verantwoordelijk voor alle doelen, en niet meer iedere directeur alleen voor zijn eigen doelen.

7. Overleg met derden (overheden, belangenorganisaties, vakbonden, partners, doelgroepen) heeft betrekking op het gehele programma, en niet meer alleen over één dossier. Als het nu over een dossier gaat, is duidelijk waar dit geplaatst moet worden in het geheel.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.