Volhouden is een van de kenmerken van een goede programmamanager. Al eerder heb ik betoogd dat een programmamanager niet klaar is als de producten zijn opgeleverd. Het gaat om het gebruik. Gisteren raakte ik daarover in gesprek met Paul Iske, directeur van Dialogues House. “Wat je eigenlijk moet hebben is een exotherme reactie in de organisatie.”

Endotherm

De redenering is als volgt. Veel veranderprogramma’s beogen andere werkwijzen te introduceren zodat er benefits optreden. Daartoe steken de managers aan het begin van het traject veel energie in het ontwerpen en vervolgens bekendmaken van de nieuwe werkwijzen. Activiteiten zoals bewustzijn creëren, begrip kweken, testen en geaccepteerd krijgen zijn thermodynamisch processen die veel energie kosten. Die noemt men “endotherm”.

Daarna moet de energiebalans omslaan. Ofwel activiteiten als vastleggen, gebruiken en internaliseren in de routines kunnen het beste verlopen als “exotherme” reacties. Kortom, die zouden van het programma nog weinig energie moeten kosten en de verandering moet zodanig verlopen dat daarvan energie vrijkomt om nog meer mensen te laten meewerken.

Bepalen omslagpunt

De truc is natuurlijk het omslagpunt te bepalen. Hoe weet je of de organisatie zo ver is? Hier komt de gedetailleerde kennis en ervaring van de programmamanager met de betreffende organisatie van pas. Zij weet wat de mensen van de werkwijze vinden, welke voorzieningen helpen om het gemakkelijk te maken en welke prikkels nodig zijn om het nieuwe gedrag te adopteren. Soms is dat beloning, soms een gesprek met een leidinggevende, soms een instructie en soms voordoen. 

Simpel zal het niet zijn. En alleen kan de programmamanager het nooit. En het lukt nooit als het endotherm blijft, zoals veel pogingen tot het invoeren van uniforme werkwijzen demonstreren.