Vertrouwen opdrachtgever noodzakelijk

Vertrouwen is niet alleen de basis van de economie, ook van programma’s. En zeker geldt dat voor vertrouwen tussen opdrachtgever en programmamanager. Deze week ben ik daar weer  aan herinnerd. Onverwacht kreeg ik een programmamanager aan de lijn. „Theo, kan je me helpen? Ik ga morgen een presentatie van een bijgesteld plan doen. Ik heb hem de presentatie onderhands gestuurd en morgen komt de gehele stuurgroep bij elkaar. Ik heb een mailtje van de opdrachtgever gekregen waarin hij zegt dat het plan te vaag is..”

Communiceren
„Dat is een lekkere manier van communiceren,” is mijn reactie meteen. „Dan moet je de vergadering cancellen en eerst het gesprek met de opdrachtgever aan.”
Programmamanager: „Ok, doe ik. Morgen hoor je hoe het is gegaan.”
Controller
De volgende dag belt de programmamanager.
„Hoe ging het?”, vraag ik benieuwd.
„Nou hij heeft heel wat op- en aanmerkingen op het plan. Vooral vindt hij het niet concreet genoeg en heb ik de wensen van zijn opdrachtgevers niet voldoende gehonoreerd. Maar vooral viel me op dat hij een controller meegenomen had die in mijn programmateam zit. Deze zei dat volgens hem het vertrouwen tussen opdrachtgever en programmamanager ontbrak. Ik heb doorgevraagd bij de opdrachtgever of dat zo was. Hij schoof wat heen en weer op zijn stoel en herhaalde zijn opmerkingen over de wensen van zijn opdrachtgevers, want hij is gedelegeerd opdrachtgever. En een paar maanden geleden was hij nog programmamamanager. Afijn, hij bevestigde niet onomwonden de stelling van de controller en hij vroeg aan mij wat ik aan de geconstateerde tekortkomingen ging doen.”
„Daar heb ik bedenktijd voor gevraagd. Het was inmiddels half zes, dus ik stelde voor hem de volgende ochtend om half negen mijn reactie te geven.”
Geen overduidelijk vertrouwen
Uit de hele conversatie blijkt geen overduidelijk vertrouwen van de opdrachtgever in de programmamamanager. In het huidige geval werd dit later bevestigd toen bleek dat de opdrachtgever achter de rug van de programmamanager om een medewerker van het programmateam vroeg om klaar te staan om de programmamanager te vervangen! Gelukkig heeft de programmamanager zelf de conclusie getrokken dat hij zijn opdracht moest teruggeven. Het was wel even slikken toen de betreffende medewerker de volgende dag zijn rol als programmamanager overgenomen had.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.