Enkele programma’s die ik nu onder handen heb, beogen de manier van werken te veranderen en vervolgens te verankeren in de lijn. In feite wil men een andere manier van werken in het programma bestendigen met dezelfde mensen in dezelfde netwerkstructuur. Dat wordt in verschillende programma’s tot doel verheven. Daarmee wordt iets dat aan het begin als tijdelijk was beoogd, permanent. De opdrachtgever wil in concrete doelen en stappen zien of er inderdaad verankerd is (of geborgd). Dat roept de vraag op hoe je dat kan concretiseren.
Netwerken
Het is duidelijk dat dergelijke programma’s zichzelf proberen te vereeuwigen. Kennelijk zijn de mensen heel tevreden over de nieuwe werkwijze en wil men dat vasthouden om de baten en voordelen ervan in de lopende routines op te nemen. In veel situaties is het niet aantrekkelijk om een nieuwe directie of afdeling op te richten, omdat het gaat over samenwerkingsverbanden tussen alreeds bestaande afdelingen. Ook een bestaande afdeling die taak erbij geven, leidt weer tot verkokering. Het mooie van de lopende programma’s is dat men – los van de bestaande kokers – wel degelijk kan samenwerken. Waarom dat weer bederven?
Verankeren is dus het bereiken en vasthouden van een effectieve routine. Je zal in dit verband eerder over netwerken praten, maar wel netwerken met een zekere stabiliteit, omdat je praat over de dagelijkse dienstverlening aan klanten of burgers. Het gedrag van de medewerkers zowel in de directe productie als bij het verhogen van kennis en vaardigheden moet daarbij voorop staan. Gegeven de omstandigheid dat een groot deel van het succes als programma wordt veroorzaakt door veel nadruk op het gedrag van medewerkers los van de formele organisatiestructuren en systemen zou ik voor de verankering inzetten op veel samenwerkingsgedrag en enkele formaliteiten/structuurtjes.
Samenwerken over grenzen heen
Daarbij kan je denken aan de volgende kenmerken: samenwerkingsgedrag van medewerkers (tijdige informatie uitwisseling, overdracht van casuïstiek, besluitvorming) en het gebruik van een paar afgesproken werkprocessen en overlegmomenten. De samenwerking tussen medewerkers over de grenzen van afdelingen en organisaties heen is het doel waar het om gaat, niet de vorm van de samenwerking. Discussies over de vorm van samenwerking (bevoegdheden, protocollen) leidt af van het effectief en efficiënt behandelen van client-problemen.