“De programma coördinator moet het verbeterprogramma breed geïmplementeerd krijgen, zorgdragen voor een goede voorbereiding van de stuurgroep en tijdig signaleren/bijsturen bij eventuele knelpunten. Hierbij hoort ook het initiëren van nieuwe initiatieven, agenderen van inhoudelijke ontwikkelingen en doen van voorstellen tbv het versterken van externe en interne samenwerkingsverbanden. De programmacoördinator legt over de voortgang van de implementatie van het verbeterprogramma verantwoording af aan de directeur.”

Brede implementatie van verbeteringen

Zomaar een paragraaf uit een advertentie die ik vandaag onder ogen kreeg. We noemen iemand coördinator, maar we vragen van hem/haar een “brede implementatie van allerlei verbeteringen”. In het kader van onmogelijke opdrachten is dit er duidelijk eentje. Enerzijds zijn we meester in het verhullend taalgebruik (coördinator), anderzijds willen we daadkracht uitstralen (verantwoording afleggen). In bovenstaande alinea mag de coördinator tijdig bijsturen en moet hij verantwoording afleggen over de voortgang van de implementatie van het verbeterprogramma.

Voor het bijsturen heb je een arsenaal van interventies tot je beschikking: meer tijd nemen, mensen opdracht geven om iets te doen of na te laten en extra budget ter beschikking stellen. Heeft die coördinator dat allemaal? Mag hij die interventies plegen, ook al doorkruist hij dan het bevoegdheidsgebied van een lijnmanager? Ik vrees van niet, want dan had de organisatie het aangedurfd om deze persoon met het predikaat manager te verblijden.

Coördinator versus lijnmanager

Ook de term verantwoording afleggen betekent dat de coördinator verantwoordelijk gehouden wordt voor het daadwerkelijk doorvoeren van allerlei verbeteringsmaatregelen in de haarvaten van de afdeling afhandeling belastingaangiften, om maar eens een voorbeeld te noemen. Daarvoor is vaak een aparte afdelingsmanager verantwoordelijk. Dus die wordt op dit punt buiten spel gezet. Is dat werkelijk wat de organisatie beoogt? Ik vrees van niet.

Mijn dochter wrijft mij altijd in “stomme vraag, stom antwoord”. Hier vindt iets dergelijks plaats: want een plichtsgetrouwe coördinator gaat allerlei goedbedoelde en alleszins verdedigbare maatregelen voorstellen en proberen te implementeren. Zodra daar weerstand tegen bestaat en er daadwerkelijk iets verplicht moet worden gesteld, zullen medewerkers zeggen: “hee, jij was toch coördinator? Even vragen aan mijn chef of dit werkelijk moet.” Grote kans dat er een tegenstrijdige reactie komt. En dan zal de directeur gaan kiezen: de coördinator of de lijnmanager. In mijn ervaring: de afdeling gaat niet doen wat de coördinator voorstelt maar wat de lijnmanager wil. Ofwel “stomme opdracht, stom resultaat.”