Gisteren sprak ik met een afdelingshoofd die beter projecten wil kiezen. Ze hebben een procedure ontworpen die op 1 april een hele verzameling projectvoorstellen oplevert. Daarna worden de voorstellen bekeken op nut en noodzaak, financiering en capaciteit. Na concretisering van de kansrijkste voorstellen zullen deze volgend jaar uitgevoerd gaan worden. Enigzins verrast concludeerde het afdelingshoofd: “Ik ben afhankelijk van de ingediende voorstellen voor de realisatie van mijn strategie.”

Geselecteerde projecten

Ja, dat is nu precies de makke van het systeem. Veel mensen en organisaties denken dat ze met een voorraad projecten, die passen bij de doelen, een programma hebben. Niets is minder waar. Je hebt een lijst geselecteerde projecten, die vervolgens op resultaat, tijd, geld en kwaliteit worden bestuurd. Je hebt na afloop een stel producten die misschien bij goed en intensief gebruik leiden tot mooie effecten. 

Wachten op voorstellen

Voor het afdelingshoofd in kwestie was vooral zijn constatering dat de organisatie moest afwachten welke projectvoorstellen worden ingediend, een prikkel om het anders te doen. We spraken af dat de managers met elkaar zullen proberen hun doelen te formuleren. Na indiening van alle projectvoorstellen zullen we die tegen de vastgestelde doelen aanleggen en kijken waar er doelen zonder initiatieven zijn. In die gevallen mogen de managers de procedure doorbreken en de organisatie vragen om voorstellen. 

Zo pas je programmatisch denken toe zonder dat je aan een hele aparte programma-organisatie vastzit. De kans is nu veel groter dat de organisatie zijn strategische doelen gaat halen. Ook kan de organisatie loskomen van de dwang om alleen maar naar fysieke projecten te kijken en niet naar niet-fysieke activiteiten die ook andere vormen dan een project kunnen aannemen.