Maandag 19 juni hebben wij samen met dS+V van Rotterdam een minisymposium over programmamanagement georganiseerd. De discussie spitste zich toe op het volgende dilemma: programmamanagement wordt ingezet om bestaande maar onvoldoende gerichte regie te ordenen tot gerichte regie. Dan kunnen doelen efficiënter en effectiever worden bereikt. Het risico bestaat echter dat meer regie wordt toegevoegd aan reeds bestaande regie. In die situatie schieten wij ons doel voorbij.
Veel deelnemers onderschreven het bestaan van dit dilemma. Mijns inziens kwamen we in grote lijnen tot de volgende conclusie: Je moet beginnen met de inhoud – dat is één van de leukste onderdelen van programmamanagement – en dan moet je proberen informatiestromen en -systemen slim te combineren.

In het zoeken naar samenwerking in de organisatie speelt communicatie een belangrijke rol. Dat is soms lastig omdat je afhankelijk bent van informatie uit de lijn. Het is een kwestie van geduld. Sturen op effect kost nu eenmaal tijd. Een andere groep vegeleek programmamanagement met stuurbekrachtiging. Wie met een programma werkt, creeert een tijdelijke compensatie die na verloop van tijd gewoon wordt en die je past mist als de voorziening uitvalt. Programmasturing is een verandering van werkwijze waarbij het om de inhoud gaat. En datgene wat je doet, moet uiteindelijk worden geïntegreerd in de lijnorganisatie, volgens mij.

Verschillende visies
Namens de directeur van dS+V schetste Hans van der Heijden nut en noodzaak van programmamanagement. “De dertig diensten binnen het stadsbestuur, waaronder de dS+V, hebben ieder hun eigen visie en projecten in ontwikkeling of in uitvoering. Eén van de knelpunten is dat er te weinig samenhang is tussen de verschillende visies en projecten. Daardoor worden gestelde doelen niet altijd bereikt. Wij werken nu gezamenlijk aan verdere professionalisering. Programmamanagement speelt daarin een belangrijke rol.”
Het stadsbestuur van ‘de Leefbaren’ streeft naar meer en betere onderlinge samenwerking. Dat betekent onder meer niet te veel visies formuleren, eerst uitvoeren wat al op de rit staat, van tevoren resultaten vaststellen en daarop worden afgerekend. Van der Heijden: “Wij hebben 81 van de 88 doelen gehaald, een mooi resultaat. Toch zijn wij er nog niet. De maatschappelijke effecten van bijvoorbeeld het realiseren van 3.000 woningen per jaar in het middensegment zijn nooit gemeten. Wij zijn tot de conclusie gekomen dat wij meer moeten sturen op effecten. Ook daarop moeten wij worden afgerekend. Want als de Rekenkamer naar de doelen kijkt, dan blijkt dat we veel minder goed scoren.” Eén van de resultaten die met programmamanagement zijn geboekt, is dat de verschillende gemeentelijke diensten zich steeds meer verenigen in het ‘concern Rotterdam’ – wat het kiezen en volhouden van prioriteiten ten goede komt. Daarnaast is sprake van vergaande koppeling tussen visies en uitvoering, er is meer samenhang binnen programma’s en wordt er meer dan ooit gestuurd op doelen. “Het college wilde minder ingewikkeld sturen en dat lukt steeds beter”, vat Van der Heijden samen.

Verkeer
Hans Stevens, programmamanager Verkeer en Vervoer, schetste het nut van programmamanagement als volgt. “Wij zijn programmamanagement gaan doen omdat er te weinig samenhang was tussen projecten. Vanuit het Programmabureau formuleren wij nu doelstellingen. Deze worden gekoppeld aan resultaten en vervolgens aan projecten. Dat heeft een bepaald effect.” In deze constructie is de programmamanager verantwoordelijk voor het behalen van de beleidsdoelen. Daartoe actualiseert hij onder meer het uitvoeringsprogramma. Stevens’ ervaringen met deze manier van werken zijn overwegend positief. “Het geeft samenhang aan het uitvoeringsprogramma, doelen worden tastbaar.” Toch plaatst Stevens ook een aantal kanttekeningen. “De vraag rijst in hoeverre je als programmamanager moet coördineren. Of is het zaak te sturen op de relatie tussen mensen? Wat nodig is, is lef, zoals een voormalig minister van Financien zei. Je zult soms impopulaire maatregelen moeten treffen of populaire moeten schrappen. Maar als je goed stuurt op doelen, kun je direct laten zien wat de voordelen zijn van het onderbrengen van projecten in een programma.”