Veel overheidsorganisaties hebben programmamanagers aangesteld. Sommige gaan zover dat ze veelbelovende medewerkers in de functie van programmamanagers hebben benoemd. Andere volstaan met het aanwijzen van een senior beleidsmedewerker in de rol van programmamanager. Om de programmamanager te ondersteunen in haar rol hebben deze organisaties ook wat jongere medewerkers gevraagd de rol van programmasecretaris op zich te nemen. Onlangs sprak ik met zes van hen bij een ministerie. In ieder geval zien zij zichzelf niet als supernotulist. Maar hoe dan wel?
Na een uiteenzetting over de taal van programmamanagement kwam het onvermijdelijke moment waarop de vraag beantwoord moest worden: wat is de toegevoegde waarde van een programmasecretaris? Wat is zijn/haar rol en waarin verschilt die van de programmamanager? Terechte vragen bij zo een nieuw fenomeen.
Mijn eerste reactie is altijd: probeer er geen functie van te maken, opgenomen in een functiegebouw, en derhalve voor de eeuwigheid benoemd. Kijk of je een beleidsmedewerker kan interesseren voor de rol.
Hamvraag is dan: wat doet die persoon dan in zo’n rol? In het algemeen gesteld: de programmamanager bij zijn taken ondersteunen. Dat wil dus zeggen ondersteunen bij het vormgeven en inhoudelijk definiëren van het programma, bij het besturen van het programma (inzicht in de voortgang en bijsturingsmaatregelen verzinnen) en bij het organiseren van allerlei bijeenkomsten en bijvoorbeeld de communicatie rond het programma. De competenties die je voor dit soort taken nodig hebt zijn: plannen en organiseren, informatie kunnen verzamelen en daarvan heldere rapportages maken voor opdrachtgever, stakeholders, bewindslieden en Tweede Kamer, goed kunnen schrijven en presenteren, een omgevingsanalyse kunnen maken, politieke consequenties kunnen overzien, en kunnen plannen en organiseren.
Het is nogal wat. Maar ook van de programmamanager verwachten we nogal wat. Dus is het niet verwonderlijk dat ook de ondersteuning heel breed en divers kan zijn. De hartekreet van deze secretarissen is wel dat zij geen notulisten zijn. Er moet meer vlees aan de botten, wil de rol uitdagend genoeg zijn.