Programma’s vergen goed verankerde besluiten. Programmaplannen en rapportages met besluiten tot wijziging spelen daarin een cruciale rol. Daarvoor moet de programmamanager niet te veel nieuwe procedures gaan verzinnen. Aansluiten bij de P&C-cyclus, als die er is, is hier het devies. Dat zou er als volgt uit kunnen zien.

Planning

Gemeenten zijn gewend elk jaar in oktober een begroting voor het volgend jaar vast te stellen. Daarin keurt de gemeenteraad de uitgaven voor reguliere en andere activiteiten goed. Deze begroting is niet het programma zelf: het is in de meeste gevallen de accordering van de financiering. Toch moet deze programmabegroting voor de programmamanager geen verrassing zijn. In mei heeft de gemeenteraad de Voorjaarsnota goedgekeurd: daarin staan de belangrijkste wijzigingen voor de begroting van het volgend jaar. De proactieve programmamanager zorgt er dus voor dat haar programma daarin terecht komt. Dat betekent dat zij in februari met haar team aan de slag gaat om haar programma op te stellen, met een nadruk op het volgende begrotingsjaar. Het meeste werk valt dan in maart, zodat eerst het college van B&W en vervolgens de Raad kan besluiten.

Vanaf augustus stelt de programmamanager de begroting voor het volgend jaar op. Tegelijkertijd maakt zij met haar team de werkplanning voor het volgend jaar zodat men eventueel meteen kan starten op 2 januari. Die planning is begin november klaar. Die kan dan in haar plan en/of het werkplan van de staande organisatie opgenomen worden.

Control

Of twee of drie keer per jaar rapporteren projectleiders, afdelingshoofden aan de directie of het gemeentelijk managementteam. Deze rapportage wordt de MARAP genoemd. Soms gaat deze ook door als BURAP naar het college van B&W. Tenslotte volgt de jaarrekening of het jaarrapport waarin verantwoording over het gehele jaar wordt afgelegd. De programmamanager doet er goed aan voor haar programma hierbij aan te sluiten. Dat betekent dat zij voor de rapportages ook kleine werkprocesjes moet inrichten, zodat zij in mei, september en januari de rapportages kan indienen bij het GMT en B&W. Zij doet er ook in dit geval goed aan zelf het initiatief te nemen tot de inhoud van de rapportages en ervoor te zorgen dat zij zelf de inhoud aanlevert. Afhankelijk zijn van de afdeling Planning&Control brengt risico’s met zich mee. Bovendien kan je je maar beter instellen op de vragen naar de voortgang, voordat je overvallen wordt door een centrale afdeling met andere belangen en andere deskundigheden.

Veel papier

Als je alles bij elkaar bekijkt betekent dit elk jaar drie rapportages, twee nota’s en begroting en één totaalplan. Door het jaar heen, heb je de jaarrekening nog niet afgerond of je kunt al aan de Voorjaarsnota beginnen, vandaar naar de eerste MARAP, de begroting volgend jaar, de tweede MARAP, het programmaplan en de jaarrekening. Er is veel voor te zeggen één ronde MARAP/BURAP te schrappen.