De directie van onze overheidsorganisatie heeft de programma-aanpak ontdekt. Volgende week gaan ze beslissen dat al het werk nu in programma’s moet worden ondergebracht. De controller van deze organisatie vraagt aan mij wat hun volgende stappen zouden moeten zijn. De directie wil geen wijziging in de structuur (de hark) van de organisatie. In een eerdere bijdrage heb ik al verteld over de gemeentesecretaris van Ede die ook stelt dat een structuur aanpassing helemaal niet nodig is (geen reorganisatie).

De programma-aanpak is een andere manier van werken. Laat de reguliere activiteiten zoals paspoortverstrekking, bijstandsuitkering erbuiten. Ik adviseer de volgende stappen:
– begin bij de inhoud, specificeer de doelen die bijvoorbeeld blijken uit het collegeprogramma. Maak daarvan een of meer programma’s met inspanningen en bijbehorende middelen
– maak een van de directieleden opdrachtgever van elk programma
– regel dat deze rapporteert over de voortgang van de resultaten inclusief de besteding van de middelen
– zorg dat het directieteam leert te vergaderen zowel over de dagelijkse zaken als over de voortgang van de programma’s
– zorg ervoor dat de managers gaan voelen dat ze niet alleen voor hun directie staan maar ook voor het totaal
– maak duidelijk in de voortgangsrapportages dat control niet alleen kijkt naar de produktie en de besteding van de middelen, maar ook naar de manier waarop de organisatie samenwerkt om het programma te realiseren.