Vorige week gesproken met een programmamanager die bezig is een public private partnership op te zetten. Daar is hij nu tweeëneenhalf jaar mee bezig. Tot mijn verrassing gaat hij deze week zijn ontslag indienen bij de opdrachtgever, de burgemeester van een gemeente die namens alle partijen de eindverantwoordelijkheid heeft over het programma. 

Wat brengt een vakkundige en loyale programmamanager tot een dergelijke drastische stap?  Volgens mij is ontslag of netter: het teruggeven van de opdracht een ultimum remedium.

In het begin was er enthousiasme

Was dat in dit geval ook zo? Het begin van het programma was goed. Er was enthousiasme bij veel partijen en de burgemeester wilde als opdrachtgever echt iets met dit programma dat een grote betekenis voor de gehele regio zou hebben met landelijke uitstraling. Ook de samenwerking met de programmamanager was goed: veel vertrouwen en een prettige sfeer. Dat veranderde drastisch toen de burgemeester werd geroepen naar een andere gemeente. Zijn vervanger was er na vier maanden, en bleek totaal anders tegen het programma aan te kijken. Weinig enthousiasme en geen vertrouwen in de opgave van het programma.

Waar uit bleek het geringe vertrouwen? Voornamelijk uit het ontbreken van gevraagde beslissingen zoals het verlengen van de contracten met medewerkers in het programmabureau, het niet-aanpakken van de openlijke weigering tot medewerking van een gemeentelijke dienst en het accepteren van een provinciaal project op hetzelfde onderwerp zonder het informeren van de programmamanager.

Laatste interventie

In een eerder blog schreef ik dat het teruggeven van de opdracht je laatste interventie kan zijn. Je kunt het misschien zien als een onderhandelingsbod. Dan kan je nog alle kanten op en dat is in een politieke omgeving wellicht gewenst dan wel gebruikelijk. Als je uiteindelijk een deal bereikt, kan je nauwelijks een tweede keer deze interventie gebruiken, dus je repertoire is voor een volgende ronde beperkter. Je bod kan ook spontaan worden geaccepteerd en daar zit je dan.

Je kunt als programmamanager echter ook ervan overtuigd zijn dat het zo niet langer gaat. Je hebt er alles aan gedaan om het programma succesvol te laten zijn en verschillende partijen hebben ook daadwerkelijk initiatieven genomen die waardering oogsten. En toch voelt het slecht. Dan wordt het ontslag een mededeling waarbij je alleen nog met de burgemeester bespreekt hoe je deze scheiding gaat communiceren. Ongetwijfeld zullen er partijen zijn die teleurgesteld zullen zijn en het niet begrijpen. Anderen hebben het zien aankomen. De programmamanager doet er goed aan sommige van zijn “programma vrienden” min of meer voor te bereiden. Hij kan dit natuurlijk niet met iedereen doen, want dan is de kans groot dat het bericht via via bij de opdrachtgever komt. Ook zijn leidinggevende in de lijn zal hij geraadpleegd hebben. Helemaal alleen moet een programmamanager een dergelijke beslissing niet nemen.

Hoe vertel ik het mijn opdrachtgever?

Een interessante vraag is dan hoe hij het moet vertellen: zelf alle “schuld” op zich nemen en zeggen dat hij het zelf niet aankan na 2,5 jaar proberen? Of de “schuld” bij de burgemeester en anderen leggen en stellen dat de opdrachtgever niet geinteresseerd is, weinig doet om samen het programma goed draaiend te krijgen, geen gevraagde middelen beschikbaar stelt etc. Beide varianten hebben nadelige kanten: in het eerste geval maak je je zelf ten onrechte klein, je zit in een slachtoffer rol en de burgemeester zal zeggen dat de programmamanager ook niet deugde. Dat is niet goed voor je  cv.

Het tweede geval is zeer conflictueus. Er kan een welles nietes spelletje ontstaan waar veel energie in gaat zitten. Of misschien gaat de burgemeester proberen aan de bezwaren tegemoet te komen om het slechte verhaal goed te draaien.

Belangen van het programma

Uiteindelijk is de programmamanager er voor de belangen van het programma. Van hem kan je niet verwachten dat hij tegen zijn professionele oordeel in blijft werken, in alles meebeweegt met de opdrachtgever en het programma langzaam maar zeker ziet sterven. Hij zou kunnen argumenteren dat het programma in een nieuwe fase zit waarvoor hijzelf niet de geschiktste kandidaat is. Gegeven nog enkele andere knelpunten in de organisatie van het programma zou dat een mooie aanleiding zijn om via een audit of review ook organisatorisch de nodige verbeteringen aan te brengen. Misschien is dat voor beide partijen een haalbare uitweg uit deze situatie.