“Twee opdrachtgevers is eigenlijk wel het beste wat mij is overkomen,” stelde Marcel Vastwijk op een druk bezochte kwartaalavond van de IPMA interessegroep Programmamanagement. Hij heeft ruim 25 geïnteresseerden meegenomen in een groot (150 fte’s, 6 lokaties, ruim 10.000 indirect getroffenen) internationaal programma. “Daardoor ben ik zelf speler geworden tussen die twee. Het kost erg veel heen en weer vliegen en het vertrouwen had ik pas na 6 maanden gewonnen.” Hoe bereik je die positie? “Door transparant te zijn. Daar hecht ik zwaar aan.”
Succesfactoren
De deelnemers hebben op basis van het verhaal van Marcel de succesfactoren van dit programma geïdentificeerd. Het merendeel stemde voor de volgende factoren: steun van de top, heldere doelen, deskundige programmamanager en betrokken gebruikers. Net als in vele andere onderzoeken blijken de meeste factoren met mensen te maken te hebben. Technische factoren als kwaliteitseisen, een formele aanpak, en basis kwaliteitseisen worden veel minder genoemd. De programmamanager moest in dit geval een onafhankelijke bemiddelaar zijn. Transparant naar alle stakeholders.
Het was handig dat de programmamanager van buiten de organisatie kwam, zodat hij niet aan één van beide moederorganisaties gekoppeld kon worden. Omdat de programmamanager in eerste instantie was gecontracteerd door de Nederlandse “kant” duurde het wel even tot de andere klant hem had geaccepteerd. De meeste tijd besteedt de programmamanager aan praten, vliegen, koffie drinken en eten. Dat vergt een team dat dichtbij zit en vooral ook resultaten kan boeken.
Procesmanager
Eigenlijk was Marcel voor een groot deel van zijn tijd procesmanager in dit programma. Het boek van Bekkering, Glas, Klaassen en Walter Management van processen had hij zelf wel willen schrijven. “Niet de beheersing, maar het gedrag van stakeholders bepaalt de uitkomst van mijn programma. Je moet balanceren tussen draagvlak en maakbaarheid. Dat heeft dit boek mij geleerd.” Daarnaast heeft het boek Ontdekking van het ware zelf van Ingeborg Bosch hem geholpen om terug te gaan naar belangrijke ervaringen in zijn jeugd. Tenslotte heeft een boek van een Golfpro hem geleerd de nodige afstand en reflectie te betrachten (Go Golf personal trainer).