Een van de frequente vragen die mij de afgelopen jaren gesteld is, luidt: Moeten programmamanagers vooral van buiten komen?

Strategisch belang

Juist niet, zou ik zeggen. Programma’s zitten meer dan projecten dicht bij de strategie van de organisatie. Met de doelen probeert een organisatie zijn strategische doelen en ambities waar te maken. Om zo’n programma in goede banen te leiden is erg veel kennis van de bestaande organisatie vereist. Die kennis en vaardigheid zit vooral in de mensen van de eigen organisatie. Bovendien zou ik de kennis en ervaring die een medewerker opdoet in het managen van een dergelijk programma, voor de organisatie willen behouden. Die kans is groter als een “eigen” programmamanager de klus doet. Als afdeling die zowel projectmanagers als programmamanagers beschikbaar heeft, kan je beter een projectmanager van buiten inhuren dan een programmamanager. De laatste rol lijkt mij strategisch belangrijker voor de afdeling.

Natuurlijk heeft dat ook zijn keerzijde. De eerste tegenwerping zou kunnen zijn, dat de overige competenties van de programmamanager zo uniek zijn dat deze niet in de organisatie aanwezig zijn en dat op lange termijn ook niet behoeven te zijn. Dan huurt de organisatie in en na afloop van het programma is de manager weer weg.

Vernieuwend

Het tweede is dat het programma zo vernieuwend en onafhankelijk van de huidige organisatie moet zijn, dat dat ook uit de herkomst van de programmamanager moet blijken. Ook dat leidt tot vertrek van de manager na verloop van tijd (toch al gauw drie of vier jaar). Wel zou deze manager door medewerkers van de eigen organisatie ondersteund moeten worden. Het inhuren van een compleet programmateam (inclusief bureau) moet je alleen doen als het echt bij deze ene keer blijft.

Een derde overweging die speelt, is dat men de vereiste competenties gewoon niet in huis heeft. Vele kandidaten passeren de revue, maar geen van hen is zwaar genoeg. In dat geval huurt men in. Dan doet de organisatie er goed aan “af te kijken” hoe deze programmamanager de klus klaart: met andere woorden er loopt iemand van de eigen organisatie mee met de externe programmamanager om tijdens de klus in te groeien in het vak. Voor zo iemand moet de organisatie dan op termijn wel een “eigen” programma hebben om dat wel zelfstandig te managen.