Samen doelen bereiken

Interessante vraag die ik vandaag voorgelegd kreeg: “heb je tips/suggesties voor de samenwerking tussen een horizontaal (inhoudelijk) programmaleider en een verticaal (lijn) leider? Hoe kunnen we met verschil in bevoegdheden samen doelen realiseren zonder elkaar voor de voeten te lopen?” Dit is een vraag van een organisatie bestaande uit ongeveer 25 professionals. Hun werk hebben ze in 6 programma’s ondergebracht. De programmaleider zorgt voor de doelen van het programma en geven suggesties aan de medewerkers voor de meest relevante projecten en andere activiteiten. Die moeten op hun beurt operationeel aangestuurd worden door twee lijnmanagers.

Tips en suggesties: 1. eerst en vooral duidelijk afspraken maken over wat programmaleiders en lijnmanagers verstaan onder programmatisch werken. Is dat inderdaad zorgen voor concrete doelen en het identificeren van de noodzakelijke en bijdragende doelen?

2. probeer vervolgens de rollen helder te krijgen. Is de rol van de programmaleider dan een zuiver coordinerende? Mag hij/zij signaleren wat er nodig is en beslissen daarna de lijnmanagers wat er gaat gebeuren? Wie zorgt voor de monitoring van de inspanningen? Wie rapporteert over de uitvoering van het programma en vooral over de vraag of de doelen dichterbij komen? Wanneer escaleert wie naar het hoogste niveau in de organisatie?

3. bedenk een metafoor voor de rol van programmaleider en lijnmanager en werk die metafoor uit in tien concrete gedragsregels. Test de metafoor met enkele extreme cases: wat gebeurt er dan en willen we dat zo?

4. ga dan meteen met de programma’s aan de slag en houd een logboek bij. Teken op welke ervaringen iedereen heeft met de rollen en de concrete gedragsregels in de praktijk. Bespreek de goede en slechte ervaringen na twee maanden en wijzig evt. de gedragsregels. Blijf het dagboek bijhouden en herhaal de excercitie na drie maanden. Kijk dan of de mooie effecten die je voor ogen stonden bij het besluit van invoering van programmatisch werken inderdaad zijn opgetreden.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.