Het PGM Open Netwerk is viral. Donderdag heb ik met  24 andere deelnemers onder leiding van Helmuth Stoop kennis gemaakt met de online Programma Start Up. Het mooie van dit initiatief is dat het samen met de gemeente Den Haag is gemaakt. Mijns inziens maakt TwynstraGudde hiermee een grote stap naar elektronische advisering. 

Voorbereiding degelijker en preciezer dan vroeger

Mijn ex-collega’s (Helmuth Stoop, Iris van Genuchten en Jesse Boogaarts) hebben hard gewerkt om het PGM Open Netwerk te bedienen met een leerzame middag. Eén van de nuttige observaties van het voorbereidende team: een sessie van twee uur met een videofoon kost aan voorbereiding minstens het dubbele van de duur van de feitelijke sessie. Ik heb de indruk dat de voorbereiding voor deze werkvorm veel degelijker en preciezer moet gebeuren dan “vroeger”.

Het videofoon-programma is het veelbesproken Zoom. Daar komt voor de online Programma Start UP bij dat naast Zoom ook software wordt gebruikt die een elektronisch white board levert: in dit geval gaat het om MIRO. In de praktijk betekent dat dat je werkt met twee aparte tabbladen in je browser: Zoom voor de verbinding met de andere deelnemers en MIRO als een plek waar je ideeën, commentaren en conclusies voor een programma kan verzamelen en documenteren. De kern van een Start Up (en van het Program Canvas) is dat je met een groep  komt tot een gemeenschappelijk programma met visie, doelen en de noodzakelijke activiteiten. Met MIRO kan je van de individuele bijdragen een wordcloud maken. Mijns inziens moet je echter nog meer stappen maken om te komen tot een gemeenschappelijk gedragen tekst, hoe kort en compact ook. Daar heb ik nog te weinig van gezien tijdens de sessie.

Effect is creativiteit, compactheid en energie

Deze uitvoering van de Programma Start Up had volgens veel deelnemers als effect creativiteit, compactheid en individuele energie. Een noodzakelijke voorwaarde in dit soort situaties is mijns inziens dat er twee “helpers” zijn:

1. een moderator die het collectieve proces van begin tot eind managet (vragen stellen, samenvattingen, iedereen een kans geven en afsluiten).

2. en een facilitator: deze persoon helpt de deelnemers bij technische problemen. Dat is met name belangrijk omdat veel deelnemers tegelijkertijd én iets snel moeten leren over Zoom én over MIRO.

Met twee verschillende tabbladen in je browser werken vond ik heel ingewikkeld. Je moet goed in de gaten houden welk tabblad open is: herhaalde malen was ik in verwarring welk scherm ik voor mijn neus had. Extra tijd besteden aan de techniek voor en/of tijdens de sessie is aan mij welbesteed. Dus de gekozen ondersteuning in de vorm van een moderator en een facilitator is noodzakelijk voor een snel en goed proces, waarin iedereen zijn bijdrage kan leveren.

Een groot arsenaal aan werkvormen nodig

De organisatoren van elke “online Program Start Up” hebben een groot arsenaal aan werkvormen nodig om de spanning erin te houden. Dus afwisselend plenair en kleinere groepen, monoloog, dialoog, of large group intervention, filmpjes, foto’s, en andere audio-visuele methodes. Daarnaast hebben de ondersteuners terecht een strenge tijdbewaking gehanteerd en minstens één pauze van 5 minuten per uur ingelast. Deze zaken zijn absoluut noodzakelijk om de deelnemers en de ondersteuning  ook even rust te geven om los te komen van het  scherm .

PGM op de 1,5 meter

De vraag rijst nu of we voortaan online programma’s starten, bijsturen en beëindigen. Ik denk dat we in de nabije toekomst veel meer online gaan werken, omdat het volgens mij veel reistijd en luchtverontreiniging scheelt . Een groot gevaar is de templatisering van allerlei aspecten van de Program Start Up in de gepresenteerde vorm zoals het gebruikte Program Canvas. Door een grote hoeveelheid templates kan het erop gaan lijken dat je alleen maar hokjes behoeft in te vullen en dat je vervolgens denkt dat het programma klaar is. Je moet echter kritisch blijven denken over het programma: ergens in het proces zouden de moderatoren (of rapporteurs van groepen) een samenvatting van ambitie, doelen en inspanningen moeten geven die vervolgens door alle deelnemers bevestigd moet worden.

Minder lange bijeenkomsten op verre lokaties

Fysieke bijeenkomsten zullen echter niet verdwijnen. Je zult in een programma af en toe van mens tot mens willen spreken: kijken wat voor vlees je in de pan hebt, of je elkaar kunt vertrouwen. Veel lange bijeenkomsten op een verre lokatie zullen minder nodig zijn. En ook korte zakelijke vergaderingen van een half uur kunnen beter met een videofoon of andere middelen afgewikkeld worden. Daarmee win je meer tijd om te denken en of te schrijven.

De gehanteerde middelen (Zoom, MIRO en wat er verder op de markt is) blijven middelen. Deze faciliteren het maken en uitvoeren van programma’s. Het denkwerk van de deelnemers wordt er niet minder om. Een deel daarvan hebben de initiatiefnemers van het online Programma Start Up voor hun rekening genomen. Ze zijn echter nog maar net begonnen. Het gaat er nu om nog meer verfijning van het concept te realiseren. En daarvoor is veel denkwerk van de professionals in programmamanagement nodig. Typisch een opdracht voor het PGM Open Netwerk. Wellicht een netwerkbijeenkomst in de herfst waarbij iedereen in de zaal op 1,5 meter blijft.