“Laat een commissie of stuurgroep regelmatig beslissingen nemen.” Dit cruciale advies geeft een hoge ambtenaar van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu aan adviseurs van Twynstra Gudde tijdens een “Gildebijeenkomst” Project- en Programmamanagement.

Onweerstaanbare beslisnotitie

Het onderwerp van de laatste bijeenkomst is de beslisnotitie in een project of programma, die “onweerstaanbaar” moet zijn. Ofwel een voorstel waar bestuurders en topmanagers “ja” tegen zeggen. Uit de presentatie van de betreffende ambtenaar blijkt dat het niet alleen de beslisnotitie zelf is, maar ook de voorbereiding, de procedure en de interactie met de sleutelfiguren die leiden tot een onweerstaanbaar maar ook onvermijdbaar besluit. Het formele document vormt het toegangsbewijs tot het hoogste niveau van besluitvorming: noodzakelijk doch niet voldoende.

De beslisnotitie moet perfect zijn: geen taalfouten, kort en met het gevraagde besluit aan het begin. “Een beslisnotitie schrijven is schrappen,” stelt de inleider. “En het is de vertaling in begrijpelijke taal van wat deskundigen eerder hebben opgeschreven. Dus schrijf nooit iets op wat je zelf niet kan uitleggen.”

Strakke planning

Toegang tot het hoogste beslisniveau impliceert en vereist helaas procedures. Deze zijn voor een groot deel gegeven. Het programma of project kan hier succesvol zijn door een strakke planning aan te houden. Dat betekent dat notoir eigenwijze professionals in een strak keurslijf moeten worden gedrongen. Maar ook de voorbereiding van de bestuurders en managers vergt veel tijd en aandacht. En ook hier geldt dat bij uitzondering afgeweken kan worden van vaste gebruiken zoals het benaderen van de Raad van State of de Eerste Kamer.

Vertrouwen bouwen

Tenslotte zijn er de informele voorbereidingen. Een open lijn met de bestuurder waar een programmamanager altijd terecht kan, is onontbeerlijk. Hier gaat het om imago en vertrouwen. Vertrouwen bouw je volgens de inleider door open informatie te verstrekken: liefst mondeling, want dat maakt veel meer indruk op een bestuurder. Maar ook inspelen op de eigenaardigheden van de beslissers, hun belangen en hun persoonlijke voorkeuren.

De beste programmamanager weet van te voren wat de uitkomst van een officiële vergadering wordt, omdat hij alle betrokkenen heeft geïnformeerd, ingespeeld heeft op hun visies en belangen en ervoor heeft gezorgd dat de beslissing goed aansluit op de eerdere besluiten: liever 4 keer per jaar kleinere besluiten dan een groot en complex besluit na 2 jaar. Niet alleen is dat beter behapbaar maar ook krijg je meer betrokkenheid van de beslissers door de tijd heen en daarmee meer samenhang in je programma.