Positionering programmamanager

Organisaties die programmamanagement in het algemeen willen invoeren, willen op een gegeven moment iets regelen rond de positionering van programmamanagers en/of programmabureau. De vraag daarbij is: hoeveel krijgt de programmamanager te zeggen over het programma? In de praktijk zie je wat dat betreft drie vormen: de programmamanager coördineert, de programmamanager kiest projecten en andere activiteiten of de programmamanager stuurt de projecten en andere activiteiten aan. Wat betekenen deze varianten voor de organisatie?


Coördinatie

Het begrip management bij de coördinatie vorm is wat overdreven. Een programmamanager mag in die variant niet zoveel: hij/zij mag het programma vormgeven, mag de voortgang signaleren en misschien adviezen voor bijsturing geven. Programmamanagers faciliteren de besluitvorming. De lijn beslist uiteindelijk: welke doelen en activiteiten worden gekozen, en de lijn doet ook de operationele aansturing van alle activiteiten. Voor veel organisaties is deze vorm aantrekkelijk omdat er in feite niet zoveel verandert. Er staat niet zoveel druk op de organisatie om snel iets te bereiken, er is tijd om te leren en te experimenteren met programmamanagement en de verantwoordelijkheid voor de strategie, het inrichten van de organisatie en voor de productie blijft bij de lijn. Er is weinig spanning en concurrentie tussen lijn en programma.

Beleidsvariant

In deze variant is de positie van de programmamanager wat sterker. Niet alleen heeft hij het programma vorm gegeven, hij mag in hoge mate bepalen welke doelen worden nagestreefd en welke projecten en andere activiteiten worden gedaan om die doelen te bereiken. Prioriteiten stellen tussen activiteiten, signaleren van de voortgang en het anders richten van activiteiten in het licht van de doelen behoort tot taken van de programmamanager. In grote lijnen bepaalt de programmamanager dan ook hoeveel middelen voor de doelen worden ingezet. De operationele aansturing van de productie ligt echter nog steeds bij de lijn. De spanning tussen programma en lijn is in deze variant groter. Het kan gemakkelijk gebeuren dat er weliswaar voor bepaalde activiteiten wordt gekozen, maar in de prakijkt van alledag krijgen lijn activiteiten toch voorrang. Ook in deze variant moet je geen haast hebben: het programma is wel veel zichtbaarder en de omgeving zal meer druk uitoefenen. De verantwoordelijkheid voor de strategie ligt minder bij de lijn. 

Taakvariant

In de taakvariant managet de programmamanager het meest. Hij stuurt de activiteiten direct aan: hij/zij is opdrachtgever en beslist uiteindelijk over het resultaat en de benodigde middelen. Hij geeft het programma vorm en bewaakt de voortgang ervan. Hij laat de keuze van de doelen en de bijbehorende activiteiten over aan de lijn. Hij adviseert wel aan de lijn over de programma-doelen. De spanning tussen programma en lijn is hier groot, omdat de programmamanager de beschikking heeft over middelen en bevoegdheden om activiteiten bij te stellen op overwegingen van tijd, geld en organisatie. Deze variant kiezen organisaties als er een grote druk bestaat om resultaten te laten zien. Het inrichten van de organisatie en de zeggenschap over de productie voor de programmamanager is groot, de strategische keuzen bijven bij de lijn. De kans is echter groot dat de lijn de resultaten van het programma toch niet zal adopteren. Als je haast hebt is deze variant prima, op de langere termijn bestaat het risico dat de resultaten niet blijvend zijn en slecht geborgd worden.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.