Wilt u liever een resultaat of een doel? Dat is de prangende vraag die Pieter Gremmen en Rob Vink, twee collega’s van mij, stellen in een artikel in ICT RendementDownload 9504.pdf . Het antwoord hangt af van het antwoord op de vraag: Wie is U? De opdrachtgever wil vaak een doel, de projectleider zal vaak een resultaat willen, want daarvoor is hij aangesteld. Eigenlijk wil de opdrachtgever alle twee.

Projectleider wordt veranderaar

Gremmen en Vink stellen dat er bij de meeste projecten wel aandacht is voor de definiëring van het concrete resultaat, maar niet voor de veranderingen die erbij horen, zoals attitude, klantvriendelijkheid, gedragingen. Zij gaan dan door met de stelling dat projectleider en opdrachtgever zich bewust moeten zijn van deze veranderingen, omdat anders het doel van het project niet gehaald wordt. Door zich niet alleen op de opdrachtgever te richten (want die is nu juist voor de doelen en veranderingen), maar ook op de projectleider suggereren zij dat deze ook verandermanager wordt. Hij moet van hen namelijk een diagnose van de verandering maken, een veranderstrategie opstellen en een interventieplan.

Mijn collega Björn Prevaas merkt hierover het volgende op: “De verantwoordelijkheid van de projectmanager wordt in eerste instantie diffuser en onduidelijker door hem ook als veranderkundige te beschrijven. Heeft hij/zij – om het veranderdoel te bereiken – dan ook meer ruimte om de inspanningen en het resultaat aan te passen? Of dat toch niet? Voordeel van deze benadering is wel dat de projectmanager er zich hopelijk (nog) bewuster van wordt dat ICT-projecten niet zomaar ‘uitgerold’ kunnen worden (vanuit een resultaatverantwoordelijkheid), in de verwachting dat de resultaten (applicaties, etc) dan ook goed ontvangen worden door de gebruikers en gaan werken. Dat zit echter ook al versleuteld in de definitiefase van een project, waarin je stakeholders betrekt en de eisen aan het resultaat (waaronder dus ook gebruikerseisen en veranderachtige/proceseisen) vastlegt en daarna monitort. De klus verschuift met de aanpak van Gremmen en Vink steeds meer van een project in de richting van een programma, naarmate je de projectmanager meer als veranderkundige of met een verander-/doelverantwoordelijkheid neerzet (en hij/zij dus ook meer vrijheid zou moeten krijgen in de keuze van en prioritering tussen inspanningen/resultaten).”
Verwachtingen verhelderen

Is dat erg? In principe niet, want we willen allemaal een mooiere organisatie of wereld, in plaats van een organisatie en wereld die volgestouwd is met spullen die ons leven er niet aangenamer op maken. Het gaat echter om het helder onderscheiden van verwachtingen als je een klus op een bepaalde manier aanpakt. Een ICT-projectleider mag best allerlei veranderkundige taken op zich nemen. Hij moet dat goed met zijn opdrachtgever afspreken en de daarbij behorende rol oppakken. Hij let dan meer op de doelen dan sec alleen het projectresultaat. In sommige gevallen zal blijken dat hij of niet over alle vereiste competenties beschikt of de verschillende perspectieven van de twee rollen (projectleider en programmamanager) niet meer in een persoon kan verenigen. Bijvoorbeeld moet een programmamanager het project altijd kunnen beoordelen vanuit het perspectief van de bijdrage ervan aan de doelen en kunnen stopzetten. Hoe rijm je dat met de terechte focus op alleen het projectresultaat van de projectleider die zeker niet aan stopzetten moet denken?