Opdrachtgever in de fuik

Met collega Jan Dijkstra heb ik bij verschillende organisaties met programmamanagers gesproken over de relatie  tot hun opdrachtgever. Behulpzaam daarbij is een door Jan ontworpen “fuik”.

Fuik is een woord dat niet zo vriendelijk klinkt, maar wel aangeeft waar de verantwoordelijkheden liggen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. De fuik is een traject dat loopt van aanleiding, naar de doelen, de eisen waaraan de oplossing moet voldoen tot een afspraak over welke oplossing de opdrachtnemer gaat bereiken. Dat is een proces dat leidt tot één project of programma. In die zin is het een fuik of trechter.

Het nieuwe hier is dat de eerste stappen in dat proces het taakgebied van de opdrachtgever vormt: hij heeft een probleem of ziet een uitdaging, hij weet welke effecten de eventuele oplossing teweeg moet brengen en aan welke eisen de oplossing moet voldoen. Daarna is de oplossing (het project of het programma) het typische werkgebied van de opdrachtnemer (lees: project- of programmaleider).

Gewoon een hebbedingetje

Te vaak merken wij dat de opdrachtgever een klus in de organisatie  deponeert zonder verder na te denken over het precieze probleem of de opgave. Ook komt het voor dat de opdrachtgever gewoon een hebbedingetje nastreeft zoals een gelikte website, een prachtig duurzaam kantoor of een geheel nieuw en modern organisatiemodel. Dan wordt de  opdrachtnemer in het ongewisse gelaten over het waarom van het hebbedingetje. Vaak gaat een opdrachtgever er (te snel) vanuit dat de opdrachtnemer de opdracht wel begrepen zal hebben. Achteraf blijkt dat dan niet zo te zijn, met allerlei narigheid tot gevolg die voorkomen had kunnen worden door goed te checken of beiden dezelfde beelden hebben bij wat de opgave is en wat er moet gebeuren. Een goed gesprek tussen opdrachtgever en opdrachtnemer met uiteindelijk een wederzijds akkoord is de basis van een goed project of programma.

De fuik is een behulpzaam instrument om voor opdrachtgever en opdrachtnemer duidelijk te maken waar zij van zijn. Dat geeft helderheid in hun taakverdeling tijdens de uitvoering van het project of programma. Want als de organisatie vraagt waarom er veel tijd en geld moet worden besteed aan de reorganisatie moet de opdrachtgever een verhaal hebben waarom die reorganisatie een goed idee is.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.