Vorige week heb ik met een stel programmamanagers de vraag
besproken wanneer het programma overgedragen kan worden. Ik hoorde de volgende
criteria:
- als 80 percent van de resultaten is behaald
- als alle nieuwe werkwijzen door de 34 vestigingen zijn
geaccepteerd - als het commitment van het accepterende management er is
- als de tijd rijp is
- als blijkt dat de accepterende organisatie geen puinhoop
heeft gemaakt van de nieuwe werkwijzen - als de beoogde effecten optreden.
Allemaal verdedigbare en volstrekt logische indicatoren.
Helaas de opdrachtgever wil het programma gewoon overdragen, omdat er nu een
nieuw bestuur is aangetreden met weer nieuwe prioriteiten.
Ruimte
Wat te doen? In de discussie tussen de opdrachtgever en de
programmamanagers bleek dat zijn standpunt toch nog wel ruimte bood.
Bijvoorbeeld, dat de accepterende organisatie er een puinhoop van maakte was
voor deze opdrachtgever heel duidelijk. In dat geval was hij zeker gevoelig
voor een verlenging van het programma om de aandacht voor de nieuwe opgaven
vast te houden. Ook de samenvoeging van een paar programma’s onder een nieuw
label was voor hem bespreekbaar. Maar de politieke realiteit overheerst voor
deze opdrachtgever. En dat is een werkelijkheid waar een programmamanager ook
rekening mee moet houden.
Desinvesteringen
Dan kan zomaar de reden om met het huidige programma te
stoppen, een nieuwe klus zijn juist voor deze programmamanager. De
opdrachtgever neemt dan de risico’s op de koop toe dat het gestopte programma,
onvoldragen en onrijp bij de lijnorganisatie belandt. Ook kan het zijn dat de
speciale taak van monitoring van doelen slecht aansluit op de kennis en vaardigheden
van bijvoorbeeld een P&C-afdeling. Dat allemaal geconstateerd zijnde, is
het toch de opdrachtgever die beslist dat deze nadelen acceptabel zijn. Het
nieuwe is zo aanlokkelijk dat dat ruimschoots opweegt tegen de kosten, ook al
zijn dat aanzienlijke desinvesteringen. Aan de programmamanager de opgave om
dit besluit zo goed mogelijk voor te bereiden, zonder het eigenbelang te laten
prevaleren.