“Programmamanagement is onvermijdelijk.” Een opmerking van een programmamanager tegenover het voltallige management. Eén van de directeuren riposteerde onmiddellijk: “O, dus eigenlijk willen we niet, maar moeten we.” Een begrijpelijke reactie die uiteraard een betere uitleg van de programmamanager vergde. De opmerking drukt het gevoel uit dat een moderne organisatie niet zonder programmamanagement kan. Lees bijvoorbeeld het rapport “Het nieuwe werken” van de projectgroep Ambtenaar van de Toekomst.

Flexibel en slagvaardig 

Dit voorval deed zich deze week voor toen het managementteam van een grote overheid-organisatie de balans opmaakte na vier jaar worstelen met programma’s. Sommige programma’s betroffen beleid, andere grote veranderingen in werkwijzen. Kortom, alle variëteiten zaten aan tafel. Alle aanwezigen waren inderdaad van mening dat de moderne overheid, die flexibel en slagvaardig wil reageren, programma’s nodig heeft om de complexe opgaven te tackelen. 

Als grote voordelen zagen de managers de integrale verantwoordelijkheid van de programmamanagers van beleidsvoornemens tot en met de realisatie ervan. Ook de verbinding die ontstaat met andere afdelingen en met de uitvoeringsorganisaties stonden aan de positieve kant van de rekening. Natuurlijk heeft het doen van de programma’s en de gelijktijdige professionalisering van de medewerkers energie en tijd gekost. Maar de vasthoudendheid van de opdrachtgevers heeft de operatie uiteindelijk tot een positieve uitkomst geleid.

Leerzaam

Leerzaam waren een paar observaties. In de eerste plaats zijn de programmamanagers zeer druk geweest met hun eigen programma. Dat kostte zoveel inspanning dat zij aan het verzorgen van gunstige condities voor programmamanagement in de organisatie niet toekwamen. Dat gebeurde pas in het derde jaar. Ook heeft de opdrachtgever halverwege de looptijd nadrukkelijk gezegd dat de programma’s eindig waren. Veel inspanning is daarom gezet op het afbouwen van het programma en het overdragen van de resultaten. Eén van de afspraken nu is dat een programma niet kan stoppen, als er niet een “warme” overdracht van de resultaten heeft plaats gehad. Dat heeft de noodzakelijke verbinding met de lijn teweeg gebracht.