Met een directeam de hele dag (en er volgen er nog twee!) bezig geweest met programmamanagement. Ik denk dat dat veel zegt over de motivatie van de directie om serieus met programma’s bezig te zijn als je daar drie kostbare dagen voor over hebt. Onder andere kwamen wij te spreken over de neiging van managers om vinkjes te zetten en kordaat besluiten te nemen. De managers willen maar al te graag een duidelijk voorstel van de programmamanager waar ze een klap op kunnen geven en met een goed gevoel naar het volgende agendapunt overstappen.

Stoere besluitvaardigheid

Het opmerkelijke in de discussie voor mij was dat een aanwezige programmamanager de directie waarschuwde voor al te stoere en kordate besluitvaardigheid. Zij wilde liever eerst een debat met de directie waarbij er volgens haar een genuanceerd besluit moest worden genomen. Zo’n beetje in de trant van: het programma is een uitvloeisel van de strategie en nu hebben we een nadere precisering gemaakt die we eerder nog niet voorzien hadden. Kortom, zij wilde meer één lijn en een verhaal hebben en niet alleen een bot ja/nee besluit. Een mooie interventie die nog eens benadrukt dat het niet alleen het besluit zelf is, maar zeker ook de motiveringen er omheen. De organisatie en het programma hebben er het meest aan als het besluit ligt in de lijn van het verleden naar de toekomst.

Portfolio

Wat ook nadrukkelijk aan de orde kwam is dat het directeam, waarin de opdrachtgevers van de programma’s zitten, de keuzes moeten maken tussen de programma’s en de lijn. Van de programmamanager mag verwacht worden dat deze de spanning zichtbaar maakt, maar vervolgens de mogelijkheden dan wel dilemma’s voorlegt aan de directie. Feitelijk fungeert de directie daarmee als een portfoliomanager: op basis van beschikbare middelen kiezen voor een samenstel van projecten, programma’s en andere activiteiten om de strategische doelen van de organisatie te bereiken. Dat dat de functie van een directie is, was al een belangrijk inzicht voor de aanwezigen. Dat bracht voor hen de vraag met zich mee wanneer een klus rijp is voor een programmamanager om er een programma van te maken. Ze waren er heel eerlijk over dat ze nu misschien nogal snel een klus over de schutting gooiden bij een projectleider. Bij hen ontstond de vraag of ze daar niet eerst grondiger over moeten praten.