Maak een stuurplan

De lastigste vraag voor de programmamanager blijkt te zijn: hoe regel ik de besturing van mijn programma? Ik bedoel daarmee het regelmatig doorlopen van de plan-do-check-action cyclus voor het gehele programma. En dat is anders dan alleen maar kijken naar de bekende project variabelen tijd en geld. Het stuurplan is als onderdeel van het programmaplan de aangewezen plek om daar in het begin van het programma goede afspraken over te maken.

De aspecten

Met programma-adviseurs van de gemeente Rotterdam heb ik vorige week met deze vraag geworsteld. Als een soort samenvatting van de verzamelde inzichten kan het volgende dienen.

In het stuurplan moet je allereerst regelen/afspreken welke aspecten van zodanig belang zijn dat je daarop gaat managen. Dat is in ieder geval: doelgerichtheid, ofwel de vraag of je in het programma nog steeds de goede activiteiten (projecten) doet. Als je hiervan geen idee hebt, is je programma nog niet op orde. Het DIN geeft aan welke inspanningen/resultaten geacht worden bij te dragen aan de gewenste effecten. De behoeften van opdrachtgevers en bestuurders spelen hier een grote rol.

Afwijkingen

Je wilt ook tijdens de uitvoering van het programma weten of je nog steeds op koers ligt. Dat betekent dat je van alle maatregelen wilt weten of ze nog steeds helpen. Eén keer per twee jaar (bijvoorbeeld) houd je op dezelfde manier als tijdens het opstellen van het DIN je maatregelen tegen het licht. Bij grote afwijkingen ten opzichte van de norm (bijvoorbeeld veel bijdragen volgens het panel van experts) vervang je de maatregel door andere. De besluitvorming hiervoor moet je dan ook regelen. De bijgestelde maatregelen worden onderdeel van het DIN.

Haalbaarheid

Voor één van de deelnemers vormde haalbaarheid als stuurcriterium een speciaal aandachtspunt. Hij vond dat de haalbaarheid al voldoende in het reeds gekozen DIN aan de orde kwam. Daar staat tegenover dat de feitelijke opbrengst van een maatregel lang op zich kan laten wachten. Dan kan het voor de programmamanager van belang zijn al eerder iets te weten over de haalbaarheid van ene pakket maatregelen bij bijvoorbeeld de woningbouwcorporaties. Volledige medewerking daaraan is de norm. De programmamanager kan besluiten elke drie maanden te bezien hoe het met die medewerking is: een telefoontje naar de betreffende directeuren van de corporaties kan voldoende zijn, uiteraard gevoegd bij een statusrapport van de betreffende maatregelen.

Interventies

Als die medewerking te wensen overlaat moet de programmamanager een paar interventies hebben om bij te kunnen sturen. Die interventies komen ook in zijn stuurplan te staan, zodat de opdrachtgever en de corporatie weet wat er gaat gebeuren.

Eén kans

Bij dit alles geldt dat opdrachtgever, programmamanager, lijnmanager of externe partij het de moeite waard moeten vinden op de gekozen aspecten (criteria) informatie in te winnen en te sturen. Het vergt uiteraard tijd, geld en energie om dit te doen. Als het plannen en rapportages zijn die in de la belanden, kan je het vergeten. Ook krijg je maar één kans om het te regelen: namelijk: aan het begin. Vandaar dat veel gemeenten nu bezig zijn, het management en de sturing van de programma’s nu te regelen. Volgend jaar ben je te laat.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.