Onlangs hoorde ik van een organisatie die werkt met het zogenaamde integraal projectmanagement model, IPM. Dat onderscheidt vijf processen binnen een project met daaraan gekoppeld vijf rollen. Los van de projectmanager introduceert IPM vier andere rollen: risicomanager, omgevingsmanager, contractmanager en technisch manager. In elk project dienen deze vijf rollen door één of meer personen bezet te worden. Zoals dat in veel bureaucratieën gaat wil de organisatie deze rollen integraal overnemen voor programma’s. Kan dat en hoe ziet dat eruit?
Rollen van IPM
Over de rechtvaardiging van de rol van programmamanager hoeven we het nauwelijks te hebben. In elke aanpak van programma’s vind je deze rol terug. De bijbehorende taken zijn op zijn minst het vormgeven en realiseren van het programma, zowel naar inhoud als naar management (ervoor zorgen dat “het” gerealiseerd wordt).
Risicomanager: ook een programma is aan risico’s onderhevig. Dat er dus een persoon is die zich met de bijbehorende taken van risico management bezig houdt behoeft geen betoog. Datzelfde geldt voor de omgevingsmanager waarbij aangetekend kan worden dat het gaat om de stakeholders van binnen en buiten de organisatie.
De technisch manager zorgt in een project voor de inhoud. Datzelfde zou je kunnen zeggen voor een programma: alle projecten en andere activiteiten hebben een inhoud die gaat leiden tot het realiseren van doelen. De samenhang van al die inhoud zowel onderling (tussen inspanningen) als in relatie tot de doelen dient in de gaten gehouden te worden. Deze taak kan je aan iemand toekennen die je “technisch manager” zou kunnen noemen. Je kunt ook de termen “configuratiemanager” of “programma architect” kunnen gebruiken.
Tenslotte de contractmanager. Deze taak behelst het vormgeven van de relatie tussen marktpartijen en het programma waarbinnen inspanningen gedaan moeten worden om de doelen te bereiken. Je mag veronderstellen dat veel werk ten behoeve van het programma al wordt verricht in de projecten. Wat blijft er voor een “contractmanager” over om te doen op programma-niveau? Het afstemmen van al die afzonderlijke relaties, prijs, omgangsvormen, het vormgeven van een contractstrategie etc die al dan niet uniform moeten zijn voor het gehele programma. Dat zou de taak van een “contractmanager” kunnen zijn.
Samenhang der dingen
We zijn het erover eens dat een programma complexer is dan een project. Dat komt doordat de opgave op een (hoger) strategisch niveau ligt, nl doelen dichterbij brengen en niet alleen afgesproken resultaten realiseren. De omgeving is vanwege de onzekerheid over de relatie tussen inspanningen en doelen veel beweeglijker en veranderlijker. Met doelen kom je veel dichterbij de belangen van allerlei partijen, zowel binnen de eigen organisatie als buiten. Kan een projectleider voor zijn/haar project al deze zaken nog overzien, bij een programma wordt dit al gauw onmogelijk. De programmamanager gaat daarom op zoek naar mensen die de noodzakelijke taken oppakken. Risicomanager, technisch manager, omgevingsmanager en contractmanager zijn roldragers die elk een deel van de samenhang der dingen zien. Om het totaal te kunnen overzien moeten deze mensen goed met elkaar samenwerken en informatie uitwisselen.
De oplossing zou kunnen zijn een extra persoon aan te stellen. Je zou dit een configuratiemanager kunnen noemen. De samenwerking met de andere vier rollen/personen wordt daarmee een stuk complexer en kwetsbaarder. Bovendien kunnen de anderen de verantwoordelijkheid voor het in kaart brengen van de samenhang laten liggen bij de configuratiemanager en zelf niets meer doen. Dat lijkt mij onwenselijk.
Kerstboom
Bovendien is de kerstboom met al die rollen en managers al behoorlijk gevuld. Dat belemmert het zicht op de werkelijke issue: nl welke taken moeten er voor dit programma verricht worden en wie gaat gaat doen op een heldere, van andere mensen enigszins afgebakende werkwijze (werkverdeling)? En dit alles onder de uiteindelijke verantwoordelijkheid van de programmamanager. Rollen hebben de neiging in bureaucratische organisaties functies te worden, en roldragers functionarissen. Dit leidt tot een rigiditeit die je nu juist met een programma wilde vermijden. Dus nog meer managers zoals de configuratiemanager of raakvlakmanager zijn verschijnselen waar ik niet vrolijk van word.