Een programma in een complexe context heeft een andere strategie nodig dan een programma in een ingewikkelde context. Deze conclusie kan je trekken als je het Cynefin-model van David Snowden toepast. Het onderscheid tussen beide typen is principieel en zeker bruikbaar om de strategie van je programma te overdenken.

Van geordend naar ongeordend

In 2007 heeft Snowden zijn theorie toegelicht in een artikel in de Harvard Business Review met zijn collega Mary Boone. Het Cynefin-model onderscheidt vier soorten context die principieel leiden tot verschillende keuzes voor aanpak en manier van aansturen. De auteurs hanteren een spiraal die begint bij geordend en in het centrum eindigt met ongeordend. Dat levert vier categorieën op: simpel, ingewikkeld, complex en chaos voordat de totale ongeordendheid toeslaat. De vijfde categorie ongeordend werken ze verder niet uit.

Elke context vergt volgens Snowden een andere benadering of strategie. Voor ingewikkelde opgaves moet je experts inhuren die goed doordenken welke onderlinge verbanden er zijn, deze kunnen opknippen in behapbare delen en daarbij oplossingen verzinnen. Complexe opgaven kan je zo niet benaderen, omdat er geen duidelijke oorzaak-gevolg relaties zijn. Ook zijn er grote onzekerheden over de feiten en factoren. Experts helpen niet, alleen het opsporen van patronen helpt, kleine experimenterende acties met alle betrokkenen zijn dan aan de orde.

Voorzichtig op pad

De ordening van een complexe omgeving zie je pas achteraf. Het zoeken naar oplossingen is dus een kwestie van voorzichtig op pad gaan, omdat de omgeving zeer veranderlijk is en de elementen van het systeem onvoorspelbaar op elkaar reageren. Resultaten in het verleden behaald geven geen garantie voor het heden, laat staan voor de toekomst, integendeel.

Chaos en simpel zijn omgevingen waar een programmamanager niet functioneel is. Snowden beveelt in een chaos aan dat de manager meteen actie onderneemt om weer stabiliteit te krijgen. Het gaat hier echt om rampen of crises in welke situaties programmamanagement vanwege tijdsdruk absoluut niet werkt. Datzelfde geldt aan de andere kant van het spectrum waar in een simpele omgeving andere werkvormen veel efficiënter zijn.

Stijl van de programmamanager

De stijl van een programmamanager in een ingewikkelde context luidt: panels van experts organiseren, afwijkende meningen stimuleren, experts en stakeholders met elkaar confronteren, alternatieve oplossingen vergelijken, experimenteren met serieuze spellen. In een complexe context lijkt de stijl van een programmamanager meer op een procesmanager: veel interactie en communicatie met betrokkenen organiseren, kleine experimenten opzetten en evalueren, wees geduldig en neem tijd voor reflectie, stuur op de grenzen van de opdracht, en op diversiteit binnen de grenzen.

Het is handig dit onderscheid in je achterhoofd te hebben als je aan de slag gaat. Daarbij valt op dat een opgave al snel complex wordt genoemd. Dan is het verstandig om bovenstaande checklist langs te lopen of het misschien niet over ingewikkeldheid gaat in de termen van Snowden. In zo’n geval kan je een andere programma-strategie aanhouden, dat zeker van belang is bij het opstellen van een Program Canvas.