Het zou een misverstand zijn te denken dat het managen van programma’s gaat om het bevuilen van papier en het vervullen van formele vereisten. Deze open deur schoot mij te binnen toen ik het boek Lessons Learned van Paul Rooijmans aan het lezen was. Hij beschrijft hierin de ervaringen met een programma van de NS voor de verbetering van stations. Het is daarmee het verhaal van de programmamanager geworden.

Het perfecte paard

Je kunt een evaluatie of een verantwoording van je programma vrij sec en sober oppakken. Dat vinden de financiers en de staforganen van veel organisaties wel prettig. Dat hebben ze tenminste iets waarmee ze de besteding van tijd en geld kunnen verantwoorden. Dat helpt echter weinig om de organisatie de kennis die is opgedaan te gaan gebruiken. Dat heeft Rooijmans niet gedaan: hij heeft onder het motto van “het perfecte paard bestaat niet” een verhaal over de mooie en foute zaken in zijn programma geschreven. Hij heeft de taal van programmamanagement gebruikt en levend gemaakt.

Bijvoorbeeld een Doelen-Inspanningen-Netwerk (DIN) kan je als een model formeel gaan invullen. Hij heeft het echter gebruikt om voor alle partijen duidelijk te maken wat de doelen waren en welke projecten bedoeld waren om die doelen dichterbij te brengen. Dat hielp in het stellen van prioriteiten en in het communiceren van de relaties tussen alle verschillende inspanningen. Zo’n DIN kan heel gedetailleerd worden: de opgave is ook heel complex. Dat uit zich in schema’s, diagrammen, platen die ertoe leiden dat mensen de boodschap niet kunnen herhalen. Natuurlijk heb je dat nodig, maar Rooijmans is verder gegaan: “Het doel moet een sloganachtige waarde hebben.” De doelen heeft hij in een paar woorden vervat. Dat is het verhaal en alle activiteiten sloten daarop aan.

Positief doel

Een doel is voor hem positief: daardoor laat het doel (en dus het programma) zich sturen op basis van vertrouwen en draagvlak. Hij hecht een duidelijke waarde aan plezier en lol in het programma: plezier wordt bevorderd door vrijheidsgraden in het werk. Dus geen gedetailleerde controle maar het krijgen en gebruiken van eigen verantwoordelijkheid.

Paul Rooijmans realiseert zich dat voortdurend projecten en programma’s doen niet efficiënt is. Hij vindt zelfs dat een organisatie die alleen maar kan vernieuwen door programma’s of projecten, ten dode is opgeschreven. Want, zegt hij, een organisatie moet toch ook tot verbetering kunnen komen zonder er continu extra energie, middelen en maatregelen doorheen te jagen? Dat gaat mij wat ver: elke verbetering zal energie kosten. Je hoeft er echter niet altijd een enorme organisatie voor op te bouwen. Het kan ook binnen de lijn en slanker.

Motiverend verhaal

Verandering vergt wel een goed en motiverend verhaal. Soms kost dat veel meer energie dan een ingewikkeld schema produceren. Dat verhaal hoeft niet volledig te zijn. Maar het moet er wel zijn. Niet iedereen is in staat een dergelijk verhaal te maken. Maar in mijn ervaring moet je het wel hebben, erin geloven en het kunnen vertellen. Anders krijg je het heel moeilijk. Het verhaal van Paul Rooijmans ondersteunt dat.

Paul Rooijmans, Lessons Learned – Het perfecte paard bestaat niet, NS-Prorail: 2010