Het komt vaak voor dat programmamanagers met verreikende doelen op pad gaan. Ook deze week hadden wij een groep met doelen als “een minder eenzijdig samengestelde opdrachtenportefeuille” of “een hoger rendement”. Dergelijke doelen brengen de programmamanager in botsing met de lijn. Mijn collega Björn Prevaas gebruikt de Balanced Score Card om deze spanning te verhelderen.

Vier niveaus

De BSC onderscheidt vier niveaus: het hoogste niveau is dat van de financiën. Voor bedrijven vind je hier doelen als hoger rendement, meer winst etc. Het tweede niveau betreft de klanten: meer jeugdige bezoekers, meer tevreden klanten, groter marktbereik. Het derde gaat om de bedrijfsprocessen: kortere levertijden, minder wachttijden e.d Het laatste niveau betreft het leren en groeien van de medewerkers: competentere projectleiders, hoger opgeleide medewerkers. De redenering die er achter ligt is dat een beter bedrijfsresultaat wordt veroorzaakt door meer verkopen. Op hun beurt is de omzet afhankelijk van betere processen die weer afhankelijk zijn van beter opgeleide medewerkers.

Spanning lijn-programma

In veel organisaties ontstaat er spanning als de doelen op het niveau van financiën of klanten liggen. Dat komt doordat juist deze in het hart van de business liggen: bij uitstek de opgave van de lijnmanagers. Als programma’s ook deze gebieden betreffen is het natuurlijk duidelijk dat ze gaan concurreren met de lijn. Het vergt dan een heel duidelijke afbakening van de programmamanager en zijn opdrachtgever. 

Deëscaleren

Een andere optie is de doelen lager te zoeken, te deëscaleren: processen en leren/groeien. Dat zijn de gebieden waar de doelen veel minder gevoelig liggen. Zeker als de organisatie nog niet veel ervaring met programma’s heeft, is het verstandig op deze niveaus programma’s te doen. Tenslotte is het natuurlijk ook zo dat programma’s op de twee hoogste niveau zo maar de neiging kunnen hebben nieuwe zelfstandige organisatie-eenheden te worden. Dat strijdt met de tijdelijkheid van de programma-opgave.