“Er is geen sturing op dit programma,” is een klacht die mij nogal vaak voorgelegd wordt. Mijn eerste reactie is dan: wat bedoel je met sturing? Kenmerkend voor sturing in deze zin is dat de vragensteller waarschijnlijk “bijsturing” bedoelt. Dat betekent dat de programmamanager bewust een cyclus van monitoring, vergelijking en bij afwijking het nemen van een maatregel doorloopt. Dat is dan de serieuze bedoeling.

Wel monitoren

 

Nu blijkt dat de vragensteller hier al vastloopt. Dat is namelijk helemaal niet gebruikelijk in de organisatie. “We monitoren wel, maar daarna accepteren we de uitkomst ervan en gaan we gewoon door. Eigenlijk neemt niemand (van projectleider, via programmamanager naar opdrachtgever) een besluit tot bijsturing. We hebben gewoon een nieuwe afspraak gemaakt.” Geruststellend voegt de vragensteller er aan toe dat dat gezien de enorme bezuinigingen zo langzamerhand verleden tijd wordt.

Geen wonder dat programmamanagers met de handen in het haar komen te zitten, als je hen vervolgens vraagt: “waarop bestuur jij je programma?” In het gunstigste geval krijg je als antwoord dat zij tijd en geld van de bijbehorende projecten bijhouden. De uitkomsten optellen en vervolgens doorsturen naar de stuurgroep. Ook de opdrachtgever blijkt niet erg geïnteresseerd en zeker niet in maatregelen om alsnog de afgesproken tijd en geld te halen. Omdat de opdrachtgever niet geïnteresseerd lijkt, doet ook de programmamanager weinig moeite om dit deel van zijn taak in te vullen.

 

Accepteren of effectueren?

 

Moet je dan maar de situatie accepteren? Dat kan, dat bespaart je een heleboel gedoe. Het is echter wel de weg van de minste weerstand. Uiteindelijk komt er iemand langs (een rekenkamer bijvoorbeeld) die vraagt naar de beloofde doelen van het programma, want het was toch niet voor niets een programma, toch? Op de een of andere manier moet volgens mij een programmamanager zicht hebben op de doelen van het programma en de mate waarin deze dichterbij komen. Tenslotte ben je er niet om alleen maar nieuwe plannen de organisatie in te sturen en daarmee de organisatie ongelukkiger te maken, maar daadwerkelijk gerealiseerde effecten binnen de organisatie of in het beleidsveld te bereiken. Dat stimuleert een echte professional.

 

Opvoeden

 

Als je jezelf als manager afficheert, zul je je opdrachtgever mee moeten nemen en hem laten zien hoe de voortgang in het programma zit, en welke maatregelen jezelf of de opdrachtgever moet nemen om de voortgang erin te houden. Dat is misschien even schrikken voor de opdrachtgever, maar als programmamanager heb je hier ook een opvoedende rol, maar met geduld en vasthoudendheid komt je al een heel eind.