Laatst was er weer zo’n bijeenkomst: een grote groep projectleiders was verzameld voor een kick-off. De programmamanager introduceert het programma. “We gaan de organisatie veranderen en we hebben een heleboel projecten geInitialiseerd. Jullie lezen in de projectinstructies wat er moet gebeuren. Het is de bedoeling dat we aan het eind van de dag goede projectplannen hebben om aan de opdrachtgever te presenteren.” En hij zweeg. 

Terechte vragen

Na enige tijd kwamen de vragen: “Wat moeten we doen? Mogen we afwijken van de instructies? Wat verwacht de opdrachtgever eigenlijk? Wat vertellen we de medewerkers? In welk kader spelen de projecten zich af? Waarom doen we de projecten eigenlijk?”

Allemaal terechte vragen, die enerzijds de onzekerheid van een beginnend team weerspiegelen, anderzijds aangeven dat projecten niet in het luchtledige plaatsvinden. Projecten moeten zinvol zijn: doelen geven daartoe de richting van projecten aan. Niet dat de projectleiders de doelen moeten realiseren, maar ze moeten wel hun project op het doel richten: de bijdrage van het project is cruciaal. Kortom, de doelen (gestructureerd in een programma) geven de paraplu voor de projecten. Met een programma kan je de organisatie vertellen waarom een project belangrijk en zinvol is. Dat vergemakkelijkt de verandering waar het allemaal om begonnen is.

Gemeenschappelijkheid creëren

Op dezelfde manier is het ook belangrijk om in het programmateam gemeenschappelijkheid te creëren. Uiteraard is het essentieel dat iedereen zijn taak kent. Voor het totaal is het nog belangrijker de gemeenschappelijke doelen helder te hebben. Elk team behoort daar aandacht aan te besteden. Je spreekt in het algemeen over goed opgeleide professionals. Die willen ruimte hebben om hun taak uit te voeren: het kader wordt dan gevormd door de doelen. Als die duidelijk en motiverend zijn, gaat de professional zijn taak uitoefenen en bijdragen aan het gemeenschappelijke doel. 

Juist voor beginnende teams geldt: focus op het doel, en daarna pas op de taak.