Collega Bjorn Prevaas heeft onlangs een interessant blog gepubliceerd: Sturing op flexibiliteit met Strategy Testing. Hij verhaalt daar over een innovatie die in programmamanagement is ontstaan bij het uitvoeren van ontwikkelingsprogramma’s. Dat zijn programma’s die beogen economische, sociale en fysieke verbeteringen te bewerkstelligen in minder ontwikkelde landen.
Elke vier maanden een toets van de TOC
De innovatie wordt toegelicht door Debra Ladner in een paper waarin zij beschrijft hoe zij de monitoring aanpakt in flexibele hulpprogramma’s. Kern daarvan is een Theory of Change (TOC), het stelsel van problemen, aannames, interventies, en beoogde effecten. Een DIN zouden wij zeggen. Het programmateam houdt deze TOC elke vier maanden tegen het licht en bekijkt of deze nog geldig is. Er kan nieuwe informatie zijn, de omgeving kan veranderd zijn en er kunnen belemmeringen zijn opgetreden.
De bedoeling van deze regelmatige exercitie is dat het programmateam leert van de ervaringen met het programma en dan onmiddellijk deze ervaringen omzet in nieuwe acties, veronderstellingen en/of bijgestelde gewenste effecten. Dit noemen wij het sturen op de effectiviteit binnen een programma. Ladner reikt daarvoor een handige manier aan die zij verder in vier stappen bespreekt.
Frequente monitoring
De aanpak is ontwikkeld omdat ontwikkelingsprogramma’s kennelijk nogal star worden opgezet, waarbij interventies en doelen niet of slechts sporadisch wijzigen. Terecht argumenteert Ladner dat veel programma’s sterk onderhevig zijn aan veranderingen, en dus niet passen in een starre opzet waarbij effecten goed voorspeld kunnen worden en waar de noodzakelijke interventies onmiddellijk duidelijk zijn. Vandaar haar aanpak voor regelmatige Strategy Testing. Frequente monitoring van je programma is inderdaad daar aangewezen als je te maken hebt met een turbulente omgeving, een complex vraagstuk en snel wijzigende inzichten en omstandigheden. Dit doet zich niet alleen voor in de ontwikkelingssamenwerking maar ook bij andere programma’s zoals beleidsprogramma’s van de overheid of innovatieprogramma’s in bedrijven.
Ladner benadrukt dat het hierbij gaat om leren: je neemt aan dat de relatie tussen interventie en doel bestaat, maar in de praktijk kan blijken dat dat toch niet het geval is. Dan moet je iets anders proberen en vervolgens weer toepassen. Monitoring wordt vaak geassocieerd met uitgebreide, kwantitatieve metingen, bedoeld om één keer per jaar inzicht te geven aan de opdrachtgever en andere belanghebbenden in de voortgang van een programma. Dat heeft vaak het karakter van verantwoording afleggen en niet dat van leren.
Regelmatig tempen
Hoe het ook zij: beide invalshoeken zijn in programma’s aan de orde. Voor het management of besturing van een programma is het van belang regelmatig de thermometer te gebruiken om de temperatuur van het programma op te nemen. Hoe urgenter, veranderlijker, en onzekerder de opgave is, des te vaker moet je temperaturen. En niet alleen dat: je moet ook bijsturen ofwel maatregelen nemen om het toch anders te doen dan oorspronkelijk bedacht. Dat is in programma’s normaal. Dat is misschien lastig voor de financiers of de opdrachtgever en belanghebbenden omdat het programma dan telkens verandert. Die flexibiliteit is echter wel een noodzakelijke conditie wil het programma kans van slagen hebben. De Strategy Testing is een interessante manier om zeer regelmatig naar je DIN of Theory of Change te kijken.