Meer control levert geen betere programma’s

“Het programma is volledig uit de hand gelopen. We hebben gisteren in de raad een motie aan de broek gekregen die eist dat het college volledige grip op het programma krijgt,” aldus de wethouder. De algemeen directeur van de gemeente heeft al een reactie gereed: “We stellen een extra MT-lid aan met de verantwoordelijkheid voor financiĆ«n en control. Hij zal alle processen in kaart brengen en een standaard opstellen voor alle beslisdocumenten, rapportages en B&W-beslismomenten.”

Dit gaat natuurlijk hartstikke fout. De organisatie gaat in een controlkramp terecht komen die zijn weerga niet kent: de programmaleider zal zich zeer formeel gaan gedragen en alle formats braaf invullen. De medewerkers zullen zich niet herkennen in dit formalisme en hun beste professionele beentje niet voorzetten om de programmadoelen te bereiken. De afnemers zullen bij de bestuurders gaan klagen over de rigiditeit in het programma en van de programmamanager; de bestuurders zullen toch weer in de verleiding komen in te grijpen. Waardoor het programma toch weer uit de hand gaat lopen.

Deze mechanismen kom ik in veel organisaties tegen. Het echte probleem zit niet in het ontbreken van procedures en formulieren. Programma’s vereisen een bepaalde gedragswijze en discipline die mensen eerst met elkaar moeten afspreken. Daarna gedragen zij zich conform, totdat zij nieuwe afspraken maken. Opdrachtgever, programmamanager en bestuurder zullen elkaar moeten herinneren aan hun rol en de bijbehorende spelregels. Zij moeten elkaar bijsturen en elke keer als zij een afwijking zien, kleine bijsturingsmaatregelen moeten nemen in plaats van te wachten tot het te laat is, waardoor je een ander in de verleiding brengt zware bijsturingsmaatregelen te treffen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.