Het IPMA congres van 16 november ging over de rol van de opdrachtgever. Ter gelegenheid daarvan is een zeer aanbevelenswaardige special van Projectie uitgegeven. Een opvallende passage: “toekomstige gebruikers hebben de neiging zich als opdrachtgever te gedragen”. En dan de aanbeveling: “Zorg ervoor dat de gebruikers vertegenwoordigd worden in de stuurgroep, maar laat ze zich niet met de business case bemoeien.”

Tja, dat brengt een mens weer op het onuitroeibare verschijnsel van de stuurgroep. Voor ieder klusje, project, programma, het maakt niet uit, wordt een stuurgroep in het leven geroepen. Maar is dat nou echt nodig?

Enige redenen waarom niet: a. omdat Prince/MSP het voorschrijft, b. omdat we dat altijd zo doen en c. omdat de opdrachtgever zich wil indekken en niet alleen durft te beslissen. Alle drie verkeerde doch veel voorkomende redenen. Waarom dan wel?

1. omdat het een samenwerking betreft tussen twee of meer zelfstandige organisaties en op deze manier beslissingsmacht georganiseerd kan worden

2. omdat de opdrachtgever serieus rekening wil houden met stakeholders bij zijn uiteindelijke beslissing.

Het citaat geeft scherp aan waar een gebruiker zich niet mee mag bemoeien: met het bestaansrecht van het project. Kennelijk mag hij wel meepraten over gebruikseisen, maar hij kan niet beslissen omdat hij niet over het geld gaat. Ook dat hangt er van af, want ik kan me voorstellen dat hij in financiele zin mede bijdraagt aan het project. Je kunt het bijna niet voor elkaar krijgen, als er eenmaal een stuurgroep is, dat alle deelnemers over alles hun zegje doen en dus ook over de business case.

Kortom, als je de gebruiker niet in de verleiding wilt brengen opdrachtgever te spelen, neem hem niet op in de stuurgroep.