Van de week was het weer zover: de tegenstrijdige opdrachtgever. “Ik wil sturen op hoofdlijnen,” zegt hij tegen de adviseur. Vervolgens vindt het gesprek met de programmaleider plaats. Aan het einde van de bijeenkomst stelt hij: “Als jij nu even alle acties op een rij zet en mij daarvan op de hoogte houdt, dan kunnen we er weer tegen aan.”

Hoofdlijnen

“Ho, stop,” roep ik dan. “Hoor je wat je zegt? Enerzijds op hoofdlijnen willen sturen, en vervolgens je programmamanager vragen je van ieder akkefietje op de hoogte te houden. Dat moet spaak lopen.”

Dit vergt de nodige standvastigheid van de programmamanager: zo’n verzoek moet hij eigenlijk niet honoreren. De opdrachtgever moet inderdaad de operationele zaken in een programma aan de programma manager overlaten. Daartoe moet de programma manager wel toegerust zijn. Als hij niet meer heeft dan een actielijstje of een lijst met projecten dan zet hij de opdrachtgever ook op het verkeerde been. Dus een overzichtelijke voortgangsrapportage op het niveau van doelen en de belangrijkste projectresultaten. Een dashboard of een stoplichtenrapportage, zoals Van Willigen respectievelijk Duifhuizen in ons boek (Sturen op Samenhang) hebben gepresenteerd, verricht daarbij wonderen. Zelf heb ik wel eens een programma review gepresenteerd voor een staatssecretaris met symbolen bij de doelen voor een goede of problematische voortgang. De discussie blijkt dan inderdaad over de strategische doelen te gaan en over de knelpunten en risico’s die voorzien worden. Dan kan de programma manager zich richten op de maatregelen om hier wat aan te doen, en daarvoor de opdrachtgever in te schakelen. Maar helaas blijkt dat ook de opdrachtgever ongeduldig is en zelf ook graag mee wil doen op operationeel niveau. En dat is soms het grootste risico!