Veel organisaties omarmen enthousiast het werken aan programma’s. Dat is een afwijking van de gebruikelijke routines en geeft veel inspiratie aan inhoudelijke geïnteresseerde medewerkers. Ook het managen van het werken in teams kan je in een dergelijke aanpak goed oefenen.

“Zo werkt dat niet”

Onlosmakelijk hoort bij een programma dat je de gebruikelijke aansturings- en beslissingslijnen doorkruist. Voor een goed programma heb je een opdrachtgever nodig die kan en mag beslissen over het totale programma. Als ik een audit zou moeten doen van een programma, en dit is niet goed geregeld, leidt dat bij mij tot een kritisch oordeel. Dat wekt altijd verbazing: “Zo werkt dat niet bij ons. Je moet wel realistisch blijven” is dan de reactie. Dat is het “zo niet werkt” is juist het probleem, daarom verlopen veel programma’s  zo stroef.

Zo hoorde ik gisteren een auditteam een positief oordeel vellen over de volgende constructie. De directeur ICT is opdrachtgever voor een programma dat erin moet voorzien dat de organisatie eind 2019 soepel en probleemloos werkt met een volledig vernieuwd communicatie en automatiseringsnetwerk inclusief gemigreerde software en data. Er is een Program Board voor de goedkeuring van alle beslissingen; de programmamanager heeft een coördinerende, signalerende taak. De Program Board geeft een advies aan de directeur ICT, die op zijn beurt goedkeuring moet krijgen van een Executive Committee. In deze constructie is de bestaande lijn duidelijk herkenbaar.

De opgave is echter zeer belangrijke, zegt men, en kost veel geld. Alles moet goed op elkaar worden afgestemd en de medewerkers moeten goed op de hoogte zijn van alle ins-and-outs om verstoringen te voorkomen. Want de minste verstoring heeft grote gevolgen voor het netwerk en uiteindelijk de klanttevredenheid.

Volstaan met coördinatie levert geen flexibiliteit

Ik verbaas me bij zo’n opgave erover dat de programmamanager mag volstaan met een coördinerende taak, en dat je vervolgens twee niveaus naar boven moet voor een uiteindelijke beslissing. Dat kost minstens een maand. Daar komt nog bij dat het programma inmiddels uitgebreid is met een project vanuit een niet-ICT directie waardoor extra overleg en afstemming noodzakelijk wordt. Daarmee blijkt dat ook de directeur ICT niet de juiste opdrachtgever is, maar iemand die zowel over ICT als niet-ICT gaat. Dit programma loopt dus een grote kans niet op tijd klaar te zijn.

Als je dat geen probleem vindt, ga je gang, maar kom later niet bij mij klagen.