Vorige week met een programmamanager en haar plaatsvervanger gesproken. Zij worstelen echt met het  op gang krijgen van de verschillende projecten in hun programma. De observatie van hen is dat de projectleiders wel willen maar het gebeurt niet. De projectleiders komen hun afspraken niet na onder het motto van de waan van de dag. Van de ambtelijk opdrachtgever hebben ze te horen gekregen: “het programma moet doorgaan, we hebben allerlei resultaten aan de raad beloofd. Jullie hebben budget, dus los het op.”

Starten is een onoverkomelijk probleem

Wat doen de dames om het op te lossen? Ze vragen aan de projectleiders om ervoor te zorgen dat ideeën uit de Omgevingswet in dit project in de praktijk getoetst worden. Maak een plan. Dat blijkt echter voor de projectleiders een onoverkomelijk probleem. Ze weten niet wat er precies van hen wordt verwacht. Waar gaat de omgevingswet over, wat willen jullie precies weten zijn ongeveer de vragen waar de projectleiders mee worstelen. Als reactie gaan zij de gewone zaken doen en niet nadenken of rondvragen over het project.

Kleine acties met grote gevolgen

Een collega en ik hebben de programmamanagers geadviseerd om veel concreter te worden met de projectleiders. Spreek kleine acties met de projectleiders af: ga eens een vraag stellen aan een collega over de Omgevingswet en rapporteer dan het resultaat volgende week maandag. Of lees deze stukken en kom volgende week met al je vragen. Of biedt een excursie aan in een andere gemeente hoe die hetzelfde probleem heeft aangepakt: over 14 dagen gaan we op excursie.

Die soort kleine concrete afspraken helpt de onzekere projectleiders. Als die deze afspraken niet nakomen moet je hen er meteen en duidelijk op aanspreken. Je begrijpt hun argumenten maar je kan er geen begrip voor hebben. De raad wacht op resultaten en we hadden toch een afspraak gemaakt? Door telkens te hameren op het goed nakomen van deze afspraken (waar je niet populair van wordt, maar wel gerespecteerd) ga je langzaam duidelijk maken wat de consequentie is van werken in en aan een programma. Het gebruikelijk gedrag van wegduiken en zien waar het schip strandt moet plaats maken voor actief en verantwoordelijk gedrag. Maar maak het de collega gemakkelijker met concreetheid, en vermijd vage en grote opdrachten. Ofwel: kleine acties met grote gevolgen.