In een beleidsnota van een gemeente lees ik dat de leiding programmamanagement op dit moment vooral als instrument voor communicatie ziet. Daar wil men vanaf en er een sturingsinstrument van maken. Ik ben dan geïntrigeerd door zo’n opmerking. Wat bedoelt men met communicatie en waarin gaat sturing verder? Tenslotte zou het zo maar zo kunnen zijn dat communiceren ook sturen is. 

Het opvallende is dat deze gemeente zeer ambitieus is. De communicatie met de leden van het college is verbeterd, de beleidscyclus wordt van begin tot het einde doorlopen. Dankzij een goed bestuurlijk overleg is de samenwerking tussen voorheen versnipperd werkende afdelingen verbeterd. Als ik dat zo hoor, Is mijn eerste reactie: “tel je zegeningen.”

Toverwoord

De betreffende gemeente is hier niet tevreden mee. Het is slechts een eerste stap op weg naar een meer omvattende vorm van programmamanagement. Sturing is dan het toverwoord. Als ik daar met de gemeentesecretaris verder over praat, dan wil hij het volgende: “ervoor zorgen dat we de goede dingen doen, prioriteiten stellen en organiseren, en borgen dat de goede dingen ook daadwerkelijk uitgevoerd worden.” 

Dat is in een notendop het gehele pakket van programmatisch werken: zorgen voor een goede inhoud van je programma, zorgen dat de afgesproken activiteiten uitgevoerd worden en tot de gewenste producten leiden en een heldere besluitvorming in elkaar steken waarmee de verschillende spelers elkaar niet voor de voeten lopen. Kortom, sturing is hetzelfde als programmamanagement. 

Aan de bak

Als je dit wilt moet je vooral stevig aan de bak met programmamanagement. Wat uit het citaat spreekt, is dat kennelijk het overleg niet leidt tot het doen van de juiste activiteiten in het licht van de doelen. Er vinden met andere woorden nog zinloze projecten/activiteiten plaats, ondanks alle overleg. 

Toch heb je het overleg met bestuurders wel degelijk nodig, omdat veel van de problemen met het daadwerkelijk realiseren van activiteiten te maken hebben met de spanning tussen wat de lijn wil van een medewerker en datgene wat de programmamanager wil. Iemand moet voorrangsregels afspreken en laten naleven. Naarmate de programmamanager meer die regels mag toepassen en beslissen bij gelijktijdige nadering van de kruising, des te zelfstandiger is haar positie. De vraag is altijd of de bestuurders en de topmanagers dat ook inderdaad voor ogen hebben. Als puntje bij paaltje komt, meestal niet.  Dan wordt de programmamanager meer een coördinator, die erg veel plezier kan beleven aan een goed overleg tussen portefeuillehouders en managers. 

Communicatie is soms ook sturing

In zo’n situatie is communicatie een groot goed, omdat daar erg veel voor komt kijken.  Sterker nog: als communicatie niet alleen het informeren van de ander is, maar ook het beïnvloeden van opvattingen en houding en misschien op basis daarvan wel het beïnvloeden van gedrag, dan is communicatie ook sturen. Dan stuurt een coördinator misschien wel even zwaar en effectief als een met veel taken en bevoegdheden opgetuigde programmamanager.