De gemeente Rotterdam heeft een interessant boekje over procesmanagement het licht doen zien. Onder leiding van projectmanager Hans van der Heijden hebben verschillende Rotterdamse professionals tien programma-, proces-, gebieds- en projectmanagers gevraagd naar hun ervaringen met procesmanagement.
Procesmanagement is vooral van belang bij het ontwikkelen van ideeën en het vinden van de volgende stap. Of het een project of een programma wordt is te vroeg om te beslissen. Eerst maar eens verkennen van mogelijkheden. Lees verder Samen op zoek naar een programma
Categoriearchief: Kiezen voor programma’s
Mensen voor methode
Innovatie en programmamanagement, dat was het thema van het jaarseminar van de usergroup MSP. Op een regenachtige dinsdagmiddag in een verbouwde fabriek van IBM in Amsterdam-West. Met ongeveer 70 deelnemers een sfeervolle en zinderende bijeenkomst met drie sprekers en zelfwerkzaamheid van de professionals. Mijn indruk is dat er een behoorlijke kloof bestaat tussen innovatie en MSP: innovatie koppelen velen aan ondernemerschap en MSP aan grote bureaucratieën (banken en overheid).
Snelheid, weinig geduld
De vraag is voor MSP welke aanpassingen in de methode noodzakelijk zijn om de „disruptions” in de maatschappij te kunnen opvangen. De huidige tijd vraagt om snelle vernieuwingen als motor van de economie; geduld met een planmatige en stapsgewijze aanpak die misschien na twee jaar iets oplevert is er niet meer. De drie verhalen van een begeleider van Startups, een programmamanager en een jonge ondernemer concentreerden zich op de Lean Startup, een aanpak voor het snel van de grond krijgen van innovatie in een nieuwe onderneming. Ralf combineerde het innoveren van Lean met een verandertraject binnen de Rabo, Michiel begeleidt talloze initiatiefnemers van nieuwe business en Michaela ging in op haar ervaringen als nieuwe startup (en wel drie keer).
Het was dan ook niet verrassend dat de geest van deze drie verhalen, die allemaal enthousiasme, frisheid en eigen verantwoordelijkheid uitademden, in de workshops zwaar terug kwam. De bovengeschetste tegenstelling tussen „lerend ontwikkelen en ontwerpen” versus „beheerst ontwerpen en veranderen” kwam in veel discussies terug. Zo gepositioneerd verliest de degelijke methode het gauw van creatieve en open innovatie. Het positieve van innovatie probeerden de deelnemers in MSP op te nemen: meer flexibiliteit, minder structuur opleggen, te veel papier, meer bezieling en durven stoppen waren ideeën die MSP zouden verrijken.
Voorrang mensen boven regels
Het lijkt erop dat een methode als MSP (en andere waarschijnlijk ook) te groot en te onoverzichtelijk zijn geworden voor snelle innovaties. Prettig voor de controleurs en auditors onder ons. Voor de professionals een reden om de methode niet heilig te verklaren en de praktische ideeën om mensen voorrang te geven boven de regels gewoon in hun werk toe te passen. Afwachten of de methodologen het goedvinden is dan niet interessant meer.
Naïef ICT-rapport
Maar liefst 34 aanbevelingen voor de overheid om de uitvoering van ICT-projecten te verbeteren. Het is een totaalpakket, aldus de commissie-Elias. Als je er een uithaalt, valt het gehele bouwwerk om schrijft de commissie in haar eindrapport over het onderzoek van de Tweede Kamer naar enkele grote ICT-projecten die met overheidsgeld gefinancierd zijn. Met hoge verwachtingen heb ik mij er dus op gestort. Lees verder Naïef ICT-rapport
Nachtmerrie programmamanagement
Badend in het zweet werd ik vannacht wakker. Ik was in een organisatie beland die voor het uitvoeren van programma’s maar liefst 100 plannen, 120 formats, 75 procedures en 10 registers had voorgeschreven. Dit noemde men het invoeren van programmamanagement. Benefits werden geleverd alsof het een bestelling van Nespresso koffie was en als het register van de stakeholders maar gevuld was, zou dat tot succesvolle programma’s leiden. Lees verder Nachtmerrie programmamanagement
Program Canvas aangevuld
Afgelopen week hebben we met 20 gemotiveerde programmamanagers verder gewerkt aan het testen van de Program Canvas. Al eerder deden we dat met deelnemers aan het PGM Open. Ook deze keer enthousiaste en opbouwende reacties.
Programmamanager wacht niet af
Voor alle programmamanagers bij de overheid veranderen de omstandigheden drastisch. Bij gemeenten treden er vanaf ongeveer 1 mei nieuwe colleges van B&W aan. Bij provincies spelen heroverwegingen op bezuinigingen en meer effectieve besteding van de vrijkomende energie-miljoenen. Dit stelt de nodige eisen aan de programmamanagers en hun ambtelijke opdrachtgevers. Met enkele programmamanagers ben ik vandaag tot de volgende profielen en activiteiten gekomen.
Programmamanagement in de glazen bol
Zeer interessant is het om eens na te denken welke gevolgen externe ontwikkelingen zoals globalisering kunnen hebben op programma’s. Ofwel: programmamanagement in de glazen bol. Lynda Gratton heeft een boek (De werkrevolutie) geschreven waarin zij zich die vraag stelt voor organisaties in het algemeen. Ik neem de vijf krachtenvelden (‘shaping forces’), waarvan zij stelt dat deze van grote invloed zullen zijn op de manier waarop we in de toekomst gaan werken: technologie, globalisering, demografie, samenleving en energiebronnen. Ze beschrijft de trends niet alleen in abstracties, maar ze werkt een aantal mogelijke scenario’s uit rondom het werken en leven van fictieve mensen in 2025. Het interessante van haar scenario’s is dat zij zowel pessimistische als optimistische onderscheidt met heel concrete beschrijvingen van werkers op een dag in 2025. Ook vindt zij dat mensen een keuze hebben om te anticiperen op deze ontwikkelingen.
Programma anders dan project
Ook in de taal blijkt er een principieel onderscheid tussen project en programma te worden gemaakt. Dat is de conclusie van twee onderzoekers van de universiteit van Oxford. Zij hebben duizenden teksten in de engelse taal geanalyseerd en in die teksten 1600 gevallen gevonden waarin de woorden project of programma voorkwamen. Project blijkt significant vaker voor te komen met het woord falen als connotatie en programma met het woord succes als connotatie.
Oogst van het Open binnenhalen
Op 7 februari 2013 is het tweede PGM open gehouden. Inmiddels zijn er op de site verschillende presentaties beschikbaar. Dat is alweer een stap verder dan vorig jaar toen er alleen maar foto-impressies zijn verschenen. Je weet nu iets concreter wat er is gepresenteerd en welke vragen zijn besproken. Hoewel de lijst zeker niet compleet is, kan je al een goede indruk van het gebodene krijgen (www.pgmo.nl). Als je er niet geweest bent, kun je hier al wat inhalen.
Niet hebben, maar zi(j)n
Twee inspirerende keynotes op het tweede PGM Open: Hans van der Loo en Cyriel Kortleven hebben op indrukwekkende wijze de 350 deelnemers laten zien dat het erom gaat zin te maken. Ik trek daaruit de volgende conclusie: succesvolle programma’s gaan over zin en zijn, niet over moeten en hebben.
Hans van der Loo wist de deelnemers de geheimen van de energiezones over te dragen. Overtuigend weet hij te stellen dat zin de belangrijkste energiebron voor succesvolle ondernemingen is. Cyriel Kortleven sloot daar op aan met zijn boodschap: Lss s mr of wel minder is meer. Uiteindelijk ging het er bij hem om te stoppen met meer producten en diensten maken, maar effectiviteit te zoeken door te stoppen met allerlei hebbedingetjes na te jagen en los te laten.