Bij een grote multinationale klant bouwen we een business case voor een programma. De opdrachtgever (een groot comité met hoge leidinggevenden in Nederland en Engeland) moet beslissen over een investering van ruim 60 miljoen euro. Doen we een traditionele presentatie of een andere? Je moet je beslissing als programmamanager erdoor krijgen, anders loop je veel te veel vertraging op. Pas je je aan terwijl je eigenlijk wil veranderen?

Dilemma

Een fraai dilemma voor de programmamanager. Je hebt draagvlak nodig voor deze belangrijke beslissing. Je moet dus geen gedoe krijgen over de vorm van je presentatie. Anderzijds gaat het programma nu juist over de dingen anders doen: dus geen standaard maar een verrassende en flitsende presentatie die iedereen in één oogopslag overtuigt van nut en noodzaak van de investering.
De programmamanager koos voor het laatste. Hij had dat eerst met zijn Engelse en Nederlandse opdrachtgever overlegd en besproken. Ook in het programmateam was de zaak uitgebreid aan de orde geweest. Het was een “walk-over” zoals dat dan heet. De besluitvorming verliep snel, er ontstond de juiste discussie doordat de programmamanager op tijd de vragen voorlegde aan de deelnemers en niet meer vertrouwde op veel tekst in powerpoint. De deelnemers zagen in dat zij aan de lat stonden en gaven toe dat dat niet gelukt was als er een standaard was gebruikt: die maakte hen niet voldoende doordrongen van het bijzondere van dit programma.

Les: een veranderprogramma vergt ook een andere besluitvorming. Maar een goede voorbereiding kan je nooit achterwege laten.